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Wie Sie sich von überflüssigen Zeitfressern verabschieden


Während Sie früher oft durch das Klingeln des Telefons aus Ihrer Arbeit gerissen wurden, sind heute Mails der Zeit- und Konzentrationskiller Nummer 1.

simplify-Tipp Nr. 1: Wer gestresst ist, schreckt vor jeder Antwort zurück, die mehr als zwei Zeilen verlangen würde. Fassen Sie sich in Ihren Mails so kurz wie möglich – immer mehr werden unterwegs auf einem Smartphone gelesen. Schreiben Sie am besten gleich in die Betreffzeile, welche Reaktion Sie erwarten („Für Sie zur Info“ „Bitte entscheiden“ usw.).

simplify-Tipp Nr. 2: „Informieren statt fabulieren“: Eine Mail sollte nur eine überschaubare Zahl an Fragen und To-dos enthalten. Dadurch erleichtern Sie dem Empfänger die Bearbeitung und bekommen schneller eine Antwort. Manche Empfänger ziehen es vor, für jedes Thema eine kurze separate Mail zu erhalten. Das erleichtert die Prioritätensetzung bei der Bearbeitung und die Ablage.

simplify-Tipp Nr. 3: Verzichten Sie bei beruflichen Telefonaten auf Einleitungen à la „Wie geht’s Ihnen?“, die zum unverbindlichen Plaudern einladen. Signalisieren Sie stattdessen, dass Sie gleich zur Sache kommen möchten. Als Angerufener: „Hallo, Herr Schnell, was kann ich für Sie tun?“ Als Anrufer: „Hallo, Herr Wichtig, ich würde gerne mit Ihnen ...“

simplify-Tipp Nr. 4: Stellen Sie um auf Sofort-Protokoll. Einer schreibt in seiner schönsten Handschrift in Listenform, wer was bis wann zu erledigen hat. Alle anderen Punkte (dass der Fahrradständer überdacht wird, die Telefonanschlüsse auf DSL umgestellt werden) vermerkt derjenige in seinen Unterlagen, den es direkt betrifft. Am Ende der Sitzung wird das Sofort-Protokoll kopiert und allen Teilnehmern mitgegeben. Kein Versand, kein Nachsitzen!