simplify steht für einen einfachen Weg zu einem bewussten und erfüllten Leben in einer komplexen Welt.

Mit diesen 10 Zeitmanagement-Tricks steigern Sie Ihre Produktivität


Ihre Zeit ist leider nicht vermehrbar. Aber mit den folgenden, wenig aufwendigen Maßnahmen können Sie trotzdem mehr aus Ihrem Arbeitstag herausholen:

1. Werden Sie zum Aufschieber

Zumindest, was Ihre elektronische Kommunikation angeht. Haben Sie eine E-Mail gelesen, ist es oft sinnvoll, sie gleich zu bearbeiten. Doch wenn Sie Ihre Antwortmail sofort abschicken, droht der Antwort-Tornado: Sie erhalten nach kurzer Zeit eine neue Mail vom selben Adressaten, mit neuen Fragen, Informationen, Arbeitsaufträgen. Wird Ihre Antwort nicht dringend erwartet, schicken Sie sie erst später ab. Bei Outlook können Sie den verzögerten Versand sogar terminieren („Optionen, Weitere Optionen“).

2. Sagen Sie mindestens einmal am Tag „Nein“

„Nein, ich kenne den Kollegen leider zu wenig, um die Abschiedsrede zu halten.“ – „Nein, es ist sicher besser, wenn Sie das direkt mit Frau Schnippisch klären.“ Kalkulieren Sie nicht nur, ob Sie Zeit für das Anliegen des anderen haben. Fragen Sie sich vor allem, wie viel Energie Sie dafür aufbringen müssen! Wehren Sie Energieräuber freundlich, aber bestimmt und ohne schlechtes Gewissen ab.

3. Erstellen Sie eine To-do-Liste für andere

Um den Überblick über ihre vielen Aufgaben zu behalten, erstellen viele für den vor ihnen liegenden Tag eine To-do-Liste. Aber wissen Sie auch, was Sie von anderen heute erwarten? Eine Terminbestätigung, Weitergabe von Informationen, das Ergebnis einer Arbeit, eine Lieferung, eine praktische Hilfestellung. Verschaffen Sie sich schriftlich darüber einen Überblick, und haken Sie konsequent nach, wenn der andere sich nicht rührt. Denn wenn Sie abwarten (weil Sie andere ungern unter Druck setzen), signalisieren Sie, dass man es Ihnen gegenüber mit der Pünktlichkeit nicht so genau nehmen muss.

4. Notieren Sie, was Sie heute erreichen wollen

Nicht das, was Sie heute tun wollen (Frau Hastig anrufen, Textkorrekturen von Herrn Schreiber durchsehen, O.K. vom Chef holen), sondern was am Ende des Tages herauskommen soll: „Prospektdatei druckreif an die Druckerei mailen.“ Dadurch fällt es Ihnen leichter, bei den To-dos die richtigen Prioritäten zu setzen.

5. Beherzigen Sie die 2-Minuten-Regel

Aufgaben, für die Sie unter 2 Minuten benötigen, sollten Sie sofort erledigen – rät Produktivitätsguru David Allen. Typischerweise sind das: eine kurze Mail beantworten, einen Termin vereinbaren, ein Schriftstück abheften, die Druckerpatrone wechseln ... Warum 2 Minuten? Was länger dauert, reißt Sie aus der Konzentration auf Ihre eigentliche Aufgabe. Unterbrechen Sie dagegen nur für eine Mini-Zeitspanne, können Sie den Faden danach wieder aufnehmen. Auch viele (Telefon-)Gespräche lassen sich auf 2 Minuten begrenzen. Vereinbaren Sie mit Kollegen, mit denen Sie ständig zu tun haben, im beidseitigen Interesse, dass Sie bei kurz abzuhandelnden Themen auf das übliche Höflichkeitsgeplauder („Bist du heute Morgen auch so nass geworden?“) verzichten.

6. Schließen Sie die Tür

Buchstäblich: Senden Sie ein klares Signal, wenn Sie nicht gestört werden wollen, und respektieren Sie Ihrerseits, wenn andere nicht unterbrochen werden möchten. Aber auch im übertragenen Sinn: Treffen Sie Entscheidungen – selbst wenn sich dadurch Türen schließen. Wer sich alle Möglichkeiten offenhält, kommt zu nichts.

7. Rechnen Sie Ihre Zeit in Geld um

Kalkulieren Sie: Wie viel kostet das ausführliche Protokoll/das Umsortieren der Computerdateien/Ihre Fortbildungsmaß- nahme Ihren Arbeitgeber? Ist das Ergebnis Ihrer Einschätzung nach den Preis wert? Wie können Sie Ihr Zeitbudget sinnvoller einsetzen?

8. Setzen Sie einen Endpunkt

Parkinson’s Law (benannt nach dem britischen Soziologen Cyril Northcote Parkinson, 1909–1993) besagt: Eine Aufgabe nimmt umso mehr Zeit in Anspruch, je mehr Sie ihr zur Verfügung stellen. Beginnen Sie nie einen Job, ohne Ihren Zeitbedarf realistisch abgeschätzt zu haben.

9. Klagen Sie nicht über Zeitmangel

Statt auf dem Flur gemeinsam mit den Kollegen über die viele Arbeit zu lamentieren, packen Sie sie an. Lassen Sie die Ergebnisse für sich sprechen. Sie befürchten, aufgrund Ihrer guten Leistung immer mehr aufgehalst zu bekommen? Dokumentieren Sie, wie viel Arbeitszeit welche Tätigkeit kostet! Verwenden Sie das bei der nächsten „Wer macht’s?“-Runde als Argumentationsgrundlage gegenüber Chef und Kollegen.

10. Planen Sie in Ihrem Tag Energiespender ein

Überfliegen Sie Ihre To-do-Liste: Enthält sie etwas, das Ihnen Freude und Energie schenken wird? Wenn ja: Achten Sie darauf, diesen Punkt keinesfalls wegzulassen. Wenn nein: Fügen Sie eine entsprechende Aktion hinzu – eine Runde Rad fahren, neue Ware bestellen, den Partner überraschend von der Arbeit abholen oder einen kleinen Genuss (die neuen Schuhe zum ersten Mal vorführen, mit frischen Kräutern kochen).