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Wie Sie durch Delegieren wertvolle Zeit gewinnen


„Da bin ich bloß ewig am Kontrollieren.“ – „Es ist doch lächerlich, wenn ich als Akademiker jemanden dafür bezahle, dass er meinem Kind Mathe beibringt.“ – „Delegieren ist nur etwas für Chefs.“ Aus unterschiedlichsten Gründen fällt es vielen Menschen schwer, Aufgaben an andere abzugeben. Unser Rat: Sehen Sie Delegieren nicht als Drückebergerei, sondern als besonders schlaue Form des Zeitmanagements, mit der Sie Freiräume schaffen für das, was Ihnen wirklich wichtig ist.

Entdecken Sie Ihre Delegationschancen

Schreiben Sie auf, was Sie gerne delegieren würden! Denken Sie zunächst nicht darüber nach, ob Sie jemanden dafür kennen und ob Sie sich das leisten können, sondern überlegen Sie sich:

 

  • Welche meiner derzeitigen Aufgaben kosten mich unverhältnismäßig viel Zeit?
  • Was hängt an mir, obwohl es jemand anders genauso gut oder besser tun könnte?
  • Welche Arbeiten nerven mich?

simplify-Tipp: Wählen Sie eine Idee, die Sie als Erstes ausprobieren möchten. Fangen Sie mit einer leicht finanzierbaren und durchsetzbaren Kleinigkeit an. Dadurch sammeln Sie Erfahrungen und kommen auf den Geschmack.

Die richtige Person für den Job

Oft scheitert Delegieren daran, dass man niemanden weiß, der die Aufgabe übernehmen könnte. Beispiel: Sie hätten gerne eine „Putzperle“, haben aber Bedenken, bei sich zu Hause eine wildfremde Person werkeln zu lassen. Hören Sie sich um: Wer in Ihrer Nachbarschaft hat schon eine Hilfe, mit der er zufrieden ist? Für typische Handwerkerjobs können Sie über Internet-Plattformen wie my-hammer.de, quotatis.de oder blauarbeit.de nach einem Auftragnehmer suchen.

simplify-Tipp: In vielen Arbeitsbereichen könnte eine studentische Hilfskraft Routinearbeiten übernehmen und so für Entlastung sorgen. Argumentieren Sie gegenüber Ihrem Chef mit dem zukünftigen Fachkräftemangel: Wer sich heute Studierende ins Unternehmen holt, findet dabei die zuverlässigen Mitarbeiter von morgen!

Aufgaben delegieren: Win-win Situation!

Delegieren funktioniert am besten, wenn beide Seiten profitieren. Speziell wenn Sie Arbeit abgeben, ohne (extra) dafür zu bezahlen, sollten Sie die Vorteile für beide Seiten herausstellen. „Wenn du den Kindergottesdienst übernimmst, lernst du die jungen Familien in unserer Gemeinde kennen, und ich kann noch mit den Besuchern des Hauptgottesdienstes ins Gespräch zu kommen.“

simplify-Tipp: Lauern Sie niemals darauf, dass der andere es schlechter machen wird als Sie. Tragen Sie Ihren Teil zu seinem Erfolg bei, indem Sie ihn mit den erforderlichen Infos vorsorgen.

Wichtige Infos

Delegieren Sie nicht zwischen Tür und Angel, sondern besprechen Sie in Ruhe, was Sie möchten. Machen Sie klare Terminvorgaben. Vermeiden Sie dabei dummen Druck („Bis gestern!“) ebenso wie vage Angaben („Wenn es dir mal reinpasst“). Oft hilfreich für Ihr Gegenüber: Sagen Sie, welchen Zeitaufwand Sie für angemessen halten und welchen Perfektionsgrad Sie erwarten.

simplify-Tipp: Lassen Sie den anderen mit eigenen Worten wiederholen, was er erreichen soll (und möchte). So werden Missverständnisse schnell deutlich.

Geben Sie Verantwortung ab

Und nicht nur Arbeit. Vertrauen Sie dem Menschen, der für Sie arbeitet. Formulieren Sie, was am Ende herauskommen soll, aber überlassen Sie es weitgehend dem anderen, auf welchem Weg er das erreicht. Kontrollieren Sie nicht jeden einzelnen Schritt, geben Sie die Erlaubnis, eigene Entscheidungen zu treffen: „Wenn das Restaurant ausgebucht ist, dann reserviere ein anderes in der Nähe.“

simplify-Tipp: Seien Sie bei Problemen ansprechbar. Kommt Ihr Kind/Mitarbeiter/Auftragnehmer jedoch permanent mit Fragen daher, schießen Sie den Ball konsequent zurück: „Was glaubst du, wäre das Beste?“ – „Welche Alternativen sehen Sie?“ Nur wenn der andere Eigenverantwortung entwickelt, werden Sie auf Dauer Entlastung spüren. 

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