Arbeitsorganisation: So schaffen Sie effektivere Arbeitsabläufe im Büro!

So spüren Sie überflüssige Gewohnheiten auf – und ersetzen sie durch effektive

In jedem Betrieb und in jeder Organisation gibt es eingefahrene Arbeitsabläufe, die von niemandem mehr hinterfragt werden. Und wehe dem, der das tut. "Das machen wir schon immer so", lautet oft die Antwort. Dann sollten Sie kontern mit der Grundfrage zukunftsorientierter Unternehmer: "Wie können wir es einfacher machen?" Hier ein paar Vorschläge für die zukünftige Arbeitsorganisation.

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Statt Protokoll: Sofort-Liste

Unfassbar, wie viele Sitzungen es noch gibt, nach deren Ende ein Protokollant seine handschriftlichen Bemerkungen am PC zusammentippen und dann an alle Teilnehmer verschicken muss. Dabei ergeben sich oft blumige Formulierungen wie "Der Vorsitzende betonte, dass ..." In besonders verkrusteten Strukturen gibt es sogar noch den Tagesordnungspunkt "Genehmigung des letzten Protokolls". Nicht nur, dass der Protokollanten-Job zu den schlimmsten Strafarbeiten gehört – mit dieser Methode wird Arbeitskraft vergeudet; sie kostet Zeit und hat in dieser Form höchstens noch bei Bundestagssitzungen einen Sinn.

So geht’s einfacher und effektiver:

: Der Protokollant schreibt während der Sitzung in einigermaßen lesbarer Handschrift die wichtigsten Ergebnisse in Listenform auf. Die Struktur jedes Ergebnisses ist relativ einfach: Wer macht was mit wem bis wann? Am Ende der Sitzung liest der Protokollant seine Aufzeichnungen vor (das ersetzt die mühsame "Genehmigung des Protokolls"), lässt sie kopieren und gibt jedem Teilnehmer ein Exemplar. Beim nächsten Meeting wird anhand dieses "Sofort-Protokolls" geprüft, ob alle Aufgaben erledigt wurden. So geht’s noch einfacher: Die Ergebnisse werden während der Besprechung für alle sichtbar auf dem Flipchart notiert. Am Schluss bekommt jeder ein Foto davon.

Statt Telefonzentrale: klare Briefbögen

"Bindestrich-Null" bei der Angabe der Telefonnummer auf einem Briefbogen ist eine Visitenkarte der Ineffektivität. Wenn alle Anrufer gezwungen werden, sich von einer Telefonzentrale vermitteln zu lassen, kostet das die Nerven und die Arbeitszeit sowohl der in der Zentrale Beschäftigten als auch der Anrufenden.

So geht’s einfacher und effektiver: Platzieren Sie auf allen Schreiben Ihre Durchwahlnummer groß und deutlich. Wenn Sie an einem anderen Platz sind, leiten Sie Ihren Apparat um. Das ist, statistisch gesehen, wirksamer, als sich von der Telefonzentrale suchen zu lassen: In nur 20% aller Fälle wird der Gesuchte von der Zentrale gefunden. Wenn Sie nicht erreichbar sind, benutzen Sie Ihre Voice-Mail oder schalten Sie einen Anrufbeantworter ein. Das ist praktischer, als den Anruf von der Zentrale notieren zu lassen. Verringern Sie "allgemeine" telefonische Anfragen, indem Sie z. B. in einem Prospekt bei den einzelnen Produkten die Durchwahlnummern der jeweiligen Ansprechpartner angeben.

Statt Beirats- oder sonst einer Sitzung: Experten-Pool

Ein Unternehmen wirkt so gewichtig wie die klangvollen Namen der Mitglieder in seinen verschiedenen Beiräten. Regelmäßig werden sie zusammengerufen, kosten Spesen und Zeit. Einige der Honoratioren geben wertvolle Ratschläge, andere schlürfen nur still ihren Kaffee. Das gilt auch für rein ehrenamtliche Gremien wie Kirchengemeinderäte oder Vereinsvorstände: Es wird viel zu viel turnusmäßig getagt.

>So geht’s einfacher und effektiver: Laden Sie die Experten, die Ihnen helfen könnten, zu einem ersten ausführlichen Treffen ein, bei dem sie Ihr Unternehmen und die dort Beschäftigten kennenlernen. Ab dann laufen die Verbindungen nicht mehr über regelmäßige Sitzungen, sondern direkt zwischen den einzelnen Verantwortlichen im Unternehmen und dem jeweils kompetenten Berater. Das kann telefonisch geschehen, per E-Mail oder bei einem persönlichen Treffen. So werden nur die Berater konsultiert, die wirklich Hilfe bringen. Das ist für beide Seiten angenehmer.

Statt Reisekostenabrechnungen: Pauschalen

Kaum ein Thema enthält so viel Sprengstoff und verbreitet so viel Unlust wie die Abrechnung von Geschäftsreisen. Die Buchhalter argwöhnen, dass die Reisenden sich amüsieren und an den Spesen reich werden, und die Reisenden fühlen sich doppelt bestraft: weg von der Familie und finanziell im Minus.

So geht’s einfacher und effektiver: Vereinbaren Sie Pauschalen für häufiger auftretende Dienstreisen, die sich an den bisher gezahlten Sätzen orientieren. Das erspart dem Reisenden wie der Buchhaltung zeitraubendes Zusammenrechnen. Der Reisende ist motiviert, in einem preiswerteren Hotel abzusteigen oder statt Taxi den Bus zum Flughafen zu nehmen, denn das gesparte Geld bleibt ihm (er muss es allerdings versteuern). Solange die Pauschalen im Rahmen bleiben und nicht als verdecktes Zusatzgehalt verstanden werden können, dürften dem Unternehmen keine steuerlichen Nachteile entstehen. Reisekosten sind Betriebsausgaben – gleichgültig, ob sie sich an Kilometerpauschalen oder Steuertabellen orientieren.

Statt Umlauf: Schwarzes Brett

Meldungen, die alle angehen ("Morgen Parkplatz wegen Bauarbeiten nicht benutzen!"), werden gern durch Umlaufmappen oder per E-mail weitergegeben. Die Mappe bleibt fast immer bei jemandem hängen, und E-Mails werden gern übersehen.

So geht’s einfacher und effektiver: Innovative Unternehmen erkennt man heute an gut gestalteten Info-Wänden, die so angebracht sind, dass alle Mitarbeiter daran vorbeikommen. Eine hervorgehobene Tafel enthält aktuelle Meldungen. Durch ein aktuelles Symbol oder wechselnde Farben sind sie schnell als neu zu identifizieren. Lassen Sie sich durch den Seufzer "Da schaut doch nie jemand hin" nicht abbringen. Nach kurzer Gewöhnungszeit ist es für alle selbstverständlich, dort täglich nachzusehen – vorausgesetzt, veraltete Zettel werden sofort entfernt.

Effizienz und Effektivität

Bei diesen beiden Begriffen gibt es immer wieder etwas Verwirrung. Effizienz kommt vom lateinischen efficere "zu Ende bringen", und bedeutet, eine Sache richtig zu tun. Also: dranbleiben, fleißig sein, zeitsparend arbeiten.

Effektivität hat ebenfalls eine lateinische Wurzel: effectus, "Erfolg". Es kommt also weniger auf die Durchführung an, als auf das Ergebnis. Effektivität bedeutet, die richtige Sache zu tun.

Gerade fleißige Menschen laufen Gefahr, sehr ausdauernd und effizient "das falsche Loch zu graben". Solche effizienten Arbeiter argumentieren bei Kritik gerne in der Art "Aber wir machen das seit 20 Jahren so". Antworten Sie dann mit Kurt Tucholsky: "Man kann auch 20 Jahre lang das Falsche tun."

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