Arbeitsorganisation: Stressfaktor alte Post

2. Platz-Geiz

Betrachten Sie Ihren Schreibtisch als Ihren intimen, persönlichen Bereich. Stellen Sie um auf Exklusivität: Auf Ihre Arbeitsplatte darf nur, was Ihr höchstes Ansehen genießt. Lesen Sie eingehende Post, auch Werbung, aber lassen Sie (zur Beantwortung oder zur späteren Ablage) nur das wirklich Wesentliche auf Ihre höchstpersönliche Arbeitsfläche. Reißen Sie aus Prospekten und Zeitschriften nur die Seiten heraus, die von bleibender Wichtigkeit sein könnten. Alles andere wandert in den Papierkorb. Werfen Sie Umschläge grundsätzlich weg, wenn der Absender auf dem Schreiben vermerkt ist. So lassen sich anfangs entmutigend dicke Eingangsstapel in der Regel um bis zu 90% vermindern.

3. Mut zur Unvollkommenheit

Der Hauptgrund für Post-Aufschieberitis: Sie wollen so ausführlich, fundiert und perfekt antworten, dass Ihnen dazu momentan die Zeit fehlt und Sie das Ganze vertagen. Aber dann kommt etwas dazwischen, und aus der guten Absicht wird nichts – nun ist Ihre Antwort weder schnell noch perfekt! Stellen Sie um auf Tempo: Beeindrucken Sie Ihre Briefpartner durch die Schnelligkeit Ihrer Antwort, nicht durch deren Länge, Schönheit und vollendete Form.

4. Erbarmungslos entsorgen

Nehmen Sie sich jetzt Ihren angestaubten Poststapel vor. Werfen Sie alle Briefe weg, die älter sind als 1/2 Jahr. Wer so lange von Ihnen keine Antwort bekommen und sich nicht beschwert hat, der hat Sie vergessen. Wenn Sie trotzdem noch reagieren, kratzen Sie nur alte Wunden auf. Stellen Sie um auf Gegenwart. Packen Sie auch alle Vorgänge fort, bei denen Termine bereits deutlich überschritten wurden. Schreiben Sie keine Entschuldigungsbriefe, mit denen Sie beim Adressaten womöglich neue Hoffnungen wecken. Sehen Sie der Sache ehrlich ins Auge: Jeder aufgeschobene Brief steht für eine Tätigkeit, die Sie in Ihrem Innersten eigentlich ablehnen. So gesehen, können Sie Ihren unerledigten Schreiben sogar dankbar sein. Stellen Sie bei Ihrer Arbeitsorganisation um auf Realismus: So negativ Unerledigtes ist, es hat auch eine reinigende Wirkung.

5. Kein Tag ohne

Selbst nach schonungslosem Aussortieren wird ein Stapel mit Briefen übrig bleiben, die Sie noch bearbeiten müssen. Stellen Sie um auf Einfachheit: Machen Sie keine großen Pläne, in einem Gewaltakt wie Herkulesalles vom Tisch zu bekommen. Erledigen Sie pro Tag einen einzigen Vorgang von dem Stapel mit Unerledigtem, nicht mehr. Im Beitrag "Ideen mit Liebe zum Detail" finden Sie eine Kopiervorlage für einen Zettel, den Sie Ihren verspäteten Antwortschreiben beilegen können.

Wenn Sie den einen geschafft haben, klopfen Sie sich auf die Schulter, belohnen Sie sich mit einer kleinen Aufmerksamkeit. Freuen Sie sich, dass Sie auf dem richtigen Weg sind. 

simplify-Sofort-Tipp für Ihre Arbeitsorganisation

So besiegen Sie Ihren inneren Schweinehund

Probieren Sie es aus: Beantworten Sie einen aktuellen Vorgang so schnell Sie können: von Hand auf das Original und dann zurückfaxen, eine kurze E-Mail, ein Sofort-Anruf. Setzen Sie sich ein Zeitlimit von maximal 4 Minuten, und sehen Sie auf die Uhr. Stellen Sie um auf Schumi-Stil: Nicht die Eleganz Ihrer Schreibkünste zählt, sondern allein die Tatsache, als Erster durchs Ziel zu gehen.