4. Erbarmungslos entsorgen
Nehmen Sie sich jetzt Ihren angestaubten Poststapel vor. Werfen Sie alle Briefe weg, die älter sind als 1/2 Jahr. Wer so lange von Ihnen keine Antwort bekommen und sich nicht beschwert hat, der hat Sie vergessen. Wenn Sie trotzdem noch reagieren, kratzen Sie nur alte Wunden auf. Stellen Sie um auf Gegenwart. Packen Sie auch alle Vorgänge fort, bei denen Termine bereits deutlich überschritten wurden. Schreiben Sie keine Entschuldigungsbriefe, mit denen Sie beim Adressaten womöglich neue Hoffnungen wecken. Sehen Sie der Sache ehrlich ins Auge: Jeder aufgeschobene Brief steht für eine Tätigkeit, die Sie in Ihrem Innersten eigentlich ablehnen. So gesehen, können Sie Ihren unerledigten Schreiben sogar dankbar sein. Stellen Sie bei Ihrer Arbeitsorganisation um auf Realismus: So negativ Unerledigtes ist, es hat auch eine reinigende Wirkung.
5. Kein Tag ohne
Selbst nach schonungslosem Aussortieren wird ein Stapel mit Briefen übrig bleiben, die Sie noch bearbeiten müssen. Stellen Sie um auf Einfachheit: Machen Sie keine großen Pläne, in einem Gewaltakt wie Herkulesalles vom Tisch zu bekommen. Erledigen Sie pro Tag einen einzigen Vorgang von dem Stapel mit Unerledigtem, nicht mehr. Im Beitrag "Ideen mit Liebe zum Detail" finden Sie eine Kopiervorlage für einen Zettel, den Sie Ihren verspäteten Antwortschreiben beilegen können.
Wenn Sie den einen geschafft haben, klopfen Sie sich auf die Schulter, belohnen Sie sich mit einer kleinen Aufmerksamkeit. Freuen Sie sich, dass Sie auf dem richtigen Weg sind.
simplify-Sofort-Tipp für Ihre Arbeitsorganisation
So besiegen Sie Ihren inneren Schweinehund
Probieren Sie es aus: Beantworten Sie einen aktuellen Vorgang so schnell Sie können: von Hand auf das Original und dann zurückfaxen, eine kurze E-Mail, ein Sofort-Anruf. Setzen Sie sich ein Zeitlimit von maximal 4 Minuten, und sehen Sie auf die Uhr. Stellen Sie um auf Schumi-Stil: Nicht die Eleganz Ihrer Schreibkünste zählt, sondern allein die Tatsache, als Erster durchs Ziel zu gehen.