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5 typische Zeitplanungsfehler und wie Sie sie vermeiden


Ein Samstag wie viele: Herr und Frau Meier haben ausgeschlafen, eingekauft, sich um den Garten gekümmert und ausgiebig Zeitung gelesen bzw. in einem Buch geschmökert. Herr M. ist mit dem Tag zufrieden, Frau M. nicht. Denn während er sich für den „müden Samstag“ nicht viel vorgenommen hatte, hatte sie davon geträumt, endlich Ordnung im Dachzimmer zu schaffen und außerdem einen Frühlingsspaziergang zu machen.

 Ob Sie mit Ihrem Tag oder Ihrer Woche zufrieden sind, hängt weniger davon ab, wie viel Sie geschafft haben, sondern davon, ob Sie zu dem gekommen sind, was Sie sich vorgenommen hatten. Die Hauptschuld an Enttäuschungen trägt also oft eine verfehlte Planung. Hier bewährte Maßnahmen dagegen:

1. Beziffern Sie Ihre freie Zeit

Typischer Planungsfehler: Auf Ihre To-do-Liste schreiben Sie nur die „Besonderheiten“, nicht aber die immer wiederkehrenden Routineaufgaben, die Sie „ohnehin im Kopf haben“. Dadurch überschätzen Sie, wie viel freie Zeit Ihnen tatsächlich zur Verfügung steht. Beispiel: Weil Sie für nächstes Wochenende noch gar nichts im Kalender haben, laden Sie Freunde zum Essen ein und nehmen sich vor, einen neuen Tisch zu kaufen, Ihren Urlaub zu planen, bei Ihren Eltern vorbeizuschauen ... Hinterher sind Sie entweder sehr gestresst oder enttäuscht.

simplify-Rat: Gewinnen Sie ein Gefühl dafür, was ein „freies Wochenende“ (ein „freier Tag“/„freier Abend“) bedeutet. Notieren Sie sich alle Selbstverständlichkeiten wie: am Wochenende ausschlafen und gemütlich frühstücken, einkaufen, den Kaninchenstall ausmisten, zwei Wäscheladungen waschen, Schuhe putzen, mit Tante Leni telefonieren ... Kalkulieren Sie, wie viel freie Stunden Ihnen noch bleiben: 12, 8 oder nur 4? Machen Sie diese Zahl zur Grundlage Ihrer Planungen.

2. Verplanen Sie keine fremde Zeit

Typischer Planungsfehler: Sie beziehen in Ihre Zeitplanung andere mit ein, ohne das mit denen abzustimmen. Beispiele: Sie rechnen damit, dass Ihr Partner Ihnen an den nächsten Abenden fürs Arbeiten den Rücken freihalten wird, indem er die Küche macht und die Kinder ins Bett bringt. Doch der hat seinerseits damit gerechnet, dass Sie ihn entlasten. Oder: Sie verschieben die Fertigstellung eines Berichts von Freitag auf Montag, weil Sie davon ausgehen, dass Ihrer Kollegin „immer noch genug Zeit zur Durchsicht“ bleibt. Doch die steht in der nächsten Woche total unter Druck.

simplify-Rat: Fragen Sie sich bei Ihrer Zeitplanung immer: „Welche Konsequenzen hat das für meine Umgebung (meinen Partner, meine Kinder, meine Kollegen)?“ Auch wenn Sie einen sehr hilfsbereiten Partner, eine total nette Kollegin haben: Erwarten Sie nicht, dass die sich Ihrer Planung automatisch anpassen (können), sondern fragen Sie offen, ob dies möglich sei. Wichtig: Tun Sie’s nicht nur pro forma („Ich habe den Bericht nicht mehr geschafft. Ist es in Ordnung, wenn du ihn erst am Montag bekommst?“), sondern fragen Sie so rechtzeitig, dass der andere tatsächlich nein sagen kann.

Achtung: Wer am Arbeitsplatz der Chef ist, ist daran gewöhnt, dass alle anderen sich nach ihm richten. Nehmen Sie im Privatleben bewusst Abstand von dieser Rolle. Sagen Sie sich: „Die Zeit meiner Frau/meines Mannes ist genauso kostbar wie meine.“

3. Vermeiden Sie „Wie gewonnen, so zerronnen“

Typischer Planungsfehler: Wenn Sie merken, dass Ihnen wieder einmal alles über den Kopf wächst, ziehen Sie die Notbremse und streichen einen weniger wichtigen Termin oder nicht ganz so eilige Aufgaben. Doch das Gefühl, sich dadurch Luft verschafft zu haben, verführt Sie dazu, die gewonnene Zeit sofort wieder zu verpulvern. Beispiel: Sie haben Ihre Teilnahme an einem mehrstündigen Meeting abgesagt, weil Sie dringend Zeit am Schreibtisch brauchen. Doch in Ihrer Begeisterung darüber, dass Sie nun sooo viel Zeit zur Verfügung haben, sagen Sie für den nächsten Tag zwei neue Termine zu, verplaudern sich am Telefon mit der auswärtigen Kollegin, helfen der Assistentin dabei, den Drucker in Gang zu bringen ...

simplify-Rat: Legen Sie beim Streichen von Terminen und Aufgaben eindeutig fest, was Sie mit der gesparten Zeit anfangen möchten: „In diesen 4 Stunden werde ich mich um Kundin Müller-Wichtig kümmern.“ Oder: „Ich verzichte morgen auf den Stammtisch, damit ich zumindest an einem Abend in dieser Woche rechtzeitig ins Bett komme.“ Streichen Sie großzügig. Dabei sollte Ihr Ziel nicht etwa sein, dass Sie von „Das ist nicht zu schaffen“ auf „Das wird sehr stressig“ umschalten können. Sondern Sie sollten bewusst auch Zeit für Entspannung mit einplanen (eine halbe Stunde für ein Mittagessen in der Kantine oder für abendliches Musikhören).

4. Achten Sie auf versteckte Wartezeiten

Typischer Planungsfehler: Sie kümmern sich nicht um eine Aufgabe, weil Sie bis zum Termin noch massig Zeit haben. Als Sie sich schließlich kurz vor knapp daran machen, entdecken Sie, dass Sie versteckte Zeitfresser nicht mit einkalkuliert haben. Beispiele: Der Kuchenteig ist zwar schnell zusammengerührt, aber das Rezept verlangt, dass der Teig vor dem Backen eine Stunde lang ruhen muss. Sie müssen die Dübel eingipsen und können das Regal erst morgen anschrauben. Das Geburtstagsgeschenk, das Sie mit ein paar Mausklicks im Internet bestellen wollten, hat zwei Wochen Lieferfrist. Den neuen Pass, den Sie für eine kurzfristige Dienstreise in die USA bräuchten, bekommen Sie laut Meldestelle frühestens in 4 Wochen.

simplify-Rat: Verschaffen Sie sich bei anstehenden Aufgaben einen Überblick darüber, was alles zu tun ist. Lesen Sie am Vorabend des Tages, an dem Sie Gäste erwarten, das Rezept im Kochbuch nach. Studieren Sie die Gebrauchsanleitung eines neuen Geräts nach Hinweisen darauf, was alles vor der ersten Inbetriebnahme zu tun ist. Wenn Sie auf die Mithilfe anderer angewiesen sind, rechnen Sie damit, dass Ihr Anliegen für die weniger Priorität hat als für Sie.

5. Hüten Sie Ihre kostbare Zeit

Typischer Planungsfehler: Sie messen Zeit rein mathematisch in Sekunden, Minuten und Stunden und unterschätzen dadurch oft deren Bedeutung. Beispiele: Sie lassen sich vom Telefon „bloß 5 Minuten“ unterbrechen, aber hinterher brauchen Sie eine halbe Stunde, um zu Ihrem Thema zurückzufinden. Sie bleiben abends „nur eine halbe Stunde“ länger auf der Arbeit, verpassen dadurch aber das Abendessen mit Ihrer Familie. Sie vereinbaren für den Morgen „eine kurze Besprechung“ – genau zu der Zeit, zu der Sie am konzentriertesten arbeiten könnten. Und abends setzen Sie sich „nur noch ein Stündchen zur Entspannung“ vor den Fernseher.

simplify-Rat: Eine Stunde ist nicht gleich einer Stunde! Wenn Sie überlegen, ob Sie Ihre Zeit für dies oder das verwenden sollen, benennen Sie den Wert der Zeit. Ver(sch)wenden Sie Ihre beste Arbeitszeit für eine Routinebesprechung? Verpassen Sie durch Ihre halbe Überstunde die einzige Gelegenheit, Ihre Kinder zu sehen? Vernichten die Telefonate zwischendurch die einzige Zeit am Stück, die Sie diese Woche haben? Kostet der Fernseher Sie die Stunde Schlaf, die morgen den Unterschied zwischen ausgeruht und übermüdet ausmachen wird? Wenn Sie es so formulieren, wird es Ihnen leichterfallen, Ihre Prioritäten zu setzen.