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Zeitmanagement: Behalten Sie die Kontrolle über Ihren Tag


Eine der größten Herausforderungen für frischgebackene Eltern: Ab sofort gibt das Baby den Takt vor, 24 Stunden am Tag. Doch was Sie einem Neugeborenen selbstverständlich zugestehen, brauchen Sie den anderen Menschen in Ihrem Umfeld noch lange nicht zu gewähren. Fremdbestimmt sein stresst – das ist wissenschaftlich erwiesen. Hier unsere Top-Tipps für mehr Selbstbestimmung in Beruf und Privatleben.

Verweigern Sie den Bereitschaftsdienst

„Ich komme mit dem Textentwurf noch auf Sie zu!“ – „Ob es bei uns am ersten oder am zweiten Märzwochenende klappt, kann ich dir noch nicht sagen.“ Viele Zeitgenossen legen sich ungern fest. Doch: Deren zeitliche Flexibilität geht auf Ihre Kosten! Wenn Sie anderen mehrere Optionen offenhalten, verlieren Sie selbst an Möglichkeiten. Trauen Sie sich, Ihre eigene Zeit wichtig zu nehmen – selbst wenn es „bloß ums Vergnügen“ geht.

simplify-Tipp: Vermitteln Sie Ihren Mitmenschen, dass Sie gern für sie da sind, sich aber Ihre Zeit einteilen möchten bzw. müssen. „Natürlich kann ich den Text für Sie durchsehen. Damit ich Ihnen rechtzeitig Feedback geben kann, brauche ich ihn spätestens am Mittwochabend.“ – „Wir würden uns riesig freuen, euch zu sehen! Im Moment sind noch beide Wochenenden frei. Sollte sich daran etwas ändern, gebe ich euch Bescheid.“

Warten Sie nicht (zu lange)

Eine zweite, weitverbreitete Unsitte: mangelnde Pünktlichkeit. Fast alle Besprechungsteilnehmer sitzen Schlag 10 Uhr am Tisch – bis auf Herrn Spät. Sie stehen schon seit einer Viertelstunde wie verabredet vor dem Lokal, doch Familie Bummel ist nicht in Sicht. Setzen Sie sich ein Limit, wie lange Sie warten, bis Sie mit der Besprechung beginnen oder sich ins Restaurant setzen. Damit Sie künftigen Verspätungen keinen Vorschub leisten, sollten Sie dabei nicht zu großzügig sein.

simplify-Tipp: Fahrgäste finden Wartezeiten erträglicher, wenn sie über deren Dauer informiert sind. Das gilt auch für Sie als wartendem Konferenzteilnehmer oder Freund. Machen Sie notorischen Zuspätkommern klar: Wir befinden uns im Zeitalter elektronischer Kommunikationsmittel. Bei Verspätungen über 5 Minuten erwarten Sie einen Anruf. Machen Sie dabei aber zugleich darauf aufmerksam: Selbst wenn Sie über die Verspätung informiert werden, werden Sie ohne die Späts und Bummels anfangen. Werden Sie dabei nicht moralischvorwurfsvoll („Ich finde es unverschämt von dir ...“), sondern sprechen Sie in neutralem Ton von Ihren Bedürfnissen: „Ich will pünktlich bei meinem 11-Uhr-30-Termin sein.“ – „Es tut mir nicht gut, so spät zu essen.“

Etablieren Sie Routinen

Oft haben Sie ein Anliegen und sind darauf angewiesen, dass sich jemand Zeit für Sie nimmt: Ihr Partner, mit dem es Termine abzustimmen gilt, Ihr Sohn, mit dem Sie unbedingt Mathe lernen müssen (was der als nicht so wichtig ansieht), oder Ihr Chef, dessen Entscheidung Sie benötigen. Einfacher ,als jedes Mal um einen Termin zu bitten, ist eine feste Routine. Machen Sie den Freitagabend zu Ihrem Paarabend, an dem Sie Dinge planen, aber auch etwas Schönes miteinander unternehmen können. Fragen Sie Ihren Chef, ob Sie jeden Dienstag kurz vor der Mittagspause 10 Minuten von seiner Zeit haben können für Aktuelles. Oder gewöhnen Sie sich an, an einem festen Tag in der Woche gemeinsam in die Kantine zu gehen.

simplify-Tipp: Will sich der andere nicht festlegen („Das machen wir lieber spontan“), hilft es oft, einen Dritten ins Boot zu holen. Wenn Sie etwa nicht nur mit Ihrem Sohn, sondern zugleich mit seinem Freund büffeln, wird es leichter, einen verbindlichen Termin festzuklopfen.

Wehren Sie konsequent Unterbrechungen ab

Definieren Sie für sich Premiumzeiten, in denen Sie konzentriert an einer Sache dranbleiben können. Verwenden Sie nach außen Ihre Zimmertür als Kommunikationsmittel: Ist sie geschlossen, wollen Sie nicht gestört werden. Schalten Sie Ihr E-Mail-Programm ab, lassen Sie am Telefon den Anrufbeantworter übernehmen, oder stellen Sie auf einen Kollegen um. Blockieren Sie notfalls Zeiten, in denen Sie ungestört sein wollen, in Outlook mit Phantom-Terminen. Solche kleinen Maßnahmen können erstaunlich effektiv sein – nicht nur am Arbeitsplatz, sondern auch in der Familie. Vorausgesetzt, Sie schotten sich nicht permanent ab. Sorgen Sie dafür, dass Sie zu anderen Zeiten gut erreichbar sind (offene Tür!), oder ergreifen Sie von sich aus die Initiative („Lass uns nach dem Abendessen darüber sprechen“).

simplify-Tipp: Halten Sie ein paar fertige Formulierungen bereit, mit denen Sie eine Unterbrechung schnell abblocken können: „Ich würde gern helfen, aber der Chef will das hier bis vorgestern haben.“ – „Wenn ich diese lästige Arbeit jetzt unterbreche, kann ich mich hinterher nicht mehr zum Weitermachen motivieren.“ Ihr Kollege hat sich angewöhnt, auf dem Weg zum Ausgang auf einen Schwatz bei Ihnen vorbeizuschauen? Begründen Sie, warum Ihnen das ungelegen kommt: „Als Abendmensch kann ich mich gerade jetzt besonders gut konzentrieren.“

Erklären Sie sich für nicht zuständig

Besonders wichtig für Eltern kleiner Kinder und pflegende Angehörige: Gönnen Sie sich regelmäßig Auszeiten, in denen Sie souverän planen und ganz Ihren eigenen Bedürfnissen folgen können. Vereinbaren Sie als Eltern, wer eine Nacht in Ruhe genießen darf – und sich darauf verlassen kann, dass der andere aufsteht, wenn das Kind nachts aufwacht. Oder wer von Ihnen sich bei einem Fest in Ruhe unterhalten darf, ohne ständig aufzuspringen, um hinter dem 2-Jährigen hinterherzurennen. Sind Sie eingebunden in die tägliche Pflege eines Angehörigen, organisieren Sie für sich mindestens einen freien Tag in der Woche (z. B. durch eine Tagespflegeeinrichtung).

simplify-Tipp: Gewöhnen Sie sich den Satz an: „Heute bin ich nicht zuständig.“ Vielleicht macht er Ihnen zunächst ein schlechtes Gewissen. Doch je konsequenter Sie ihn durchhalten, desto mehr können Sie Ihre Eigenzeit genießen.

Trainieren Sie Ihre Gelassenheit

Wenn Sie sich nach einer Unterbrechung oder Warterei über die vergeudete Zeit ärgern, werfen Sie der vergeudeten Zeit noch gute Zeit hinterher. Besser: Machen Sie einen mentalen Schnitt. Sagen Sie „Pech gehabt!“, und wenden Sie sich mit voller Konzentration der Gegenwart zu. Seien Sie barmherzig mit Unterbrechern. Beurteilen Sie sie nicht nur rein sachlich („So wichtig war das doch gar nicht!“). Richten Sie Ihr Augenmerk auf die persönliche Ebene. Ihre Mutter, bei der Sie sich länger nicht gemeldet hatten, wollte unter dem Vorwand einer Frage einfach Ihre Stimme hören. Der junge Kollege brauchte vor seinem Kundentermin ein bisschen Ermutigung. Je mehr Verständnis Sie für den anderen aufbringen, umso leichter können Sie Ihren Ärger loslassen.

simplify-Tipp: Wer mit seiner Tagesplanung einmal in Verzug geraten ist, hetzt sich oft den ganzen Tag lang ab, um doch noch alles zu schaffen. Besser: Streichen Sie sofort einen Punkt Ihrer To-do-Liste, oder sagen Sie einen Termin ab. Sagen Sie sich: „Dadurch bin ich wieder Chef/in meiner Zeit.“

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