Ordnung

Büroorganisation: Ideen mit Liebe zum Detail


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Oft sind es die ganz kleinen Dinge, die uns die Stimmung vermiesen, oder uns ein zufriedenes Lächeln aufs Gesicht zaubern können.

Zeitverschwender Büroklammer

Wenn Sie mehrere Blatt Papier zusammenhalten wollen, verwenden Sie eine Klarsichthülle oder eine Heftklammer. Die "gute" alte Büroklammer verhakt sich leicht mit anderen Büroklammern, macht Papierstapel unhandlich und bietet keine Sicherheit, dass die zusammengeklammerten Seiten auch wirklich zusammenbleiben.

Oft fehl am Platz: die Prospekthülle

Wenn Sie zusammengehörende Schriftstücke überreichen oder verschicken, nehmen Sie bitte keine "Prospekthülle" (mit Lochung am linken Rand), sondern eine "Sichthülle" (ohne Lochrand, oben und rechts offen). Die sieht professioneller aus und ist praktischer, weil auf einem Stapel nicht die Lochung links herausragt. Farbige Sichthüllen sind ein erprobtes simplify-Produkt für Ihre eigene Büroorganisation. Hier als Beispiel die Farbsystematik in der simplify-Redaktion:

  • gelb: alles, was mit simplify your life zusammenhängt
  • rot: Aufträge, wichtige "to-dos"
  • grün: alles zum Thema Motivationsposter (das 2. Produkt der "Firma Küstenmacher")
  • blau: Verwaltungssachen (Finanzamt, Banken, Versicherungen)
  • farblos: alles Übrige
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Zeitverschwender Quetschhülle

Wenn Sie Schriftstücke abheften müssen, die nicht gelocht werden dürfen (Zeugnisse, Tickets), verwenden Sie nicht eine normale, nur oben offene Hülle, sondern eine, die auch seitlich geöffnet ist. Das Hineinstecken und Herausnehmen ist viel einfacher, und verloren geht in einem Ordner trotzdem nichts.

Zeitverschwender "Behördenheftung"

In manchen Amtsstuben (und den dazugehörigen Köpfen) gilt immer noch die Vorschrift, dass in einem Ordner die neuesten Seiten hinten einsortiert werden, damit die "logische" Reihenfolge (wie in einem gebundenen Buch) erhalten bleibt. Pfeifen Sie auf Vorschriften, und stellen Sie um auf die praktischere "Wirtschaftsheftung": das Neueste zuoberst. Dann müssen Sie beim Ablegen nicht den gesamten Ordnerinhalt mühsam über die Bügel führen.

Zeitverschwender Adressenschreiben

Verwenden Sie Fensterbriefumschläge, auch bei umfangreicheren Schreiben, die in großen Umschlägen versandt werden. DIN-B4-Briefhüllen mit Fenster sind nicht überall erhältlich, aber die Suche lohnt sich.

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Verschenken Sie Löcher!

Wenn Sie eine Rechnung verschicken oder sonst ein Schriftstück, von dem Sie sicher wissen, dass der Empfänger es abheften wird – lochen Sie es für ihn! Ein Service, der ihm das Leben und seine Büroorganisation ein ganz klein bisschen vereinfacht.

Verwenden Sie auch für Ihre eigenen Notizen gelochtes Papier, z. B. die beliebten College-Blocks. Das erspart Ihnen einen Arbeitsgang, falls Sie eine Seite abheften möchten. Sie sehen außerdem auf einen Blick, ob Sie gerade auf der Vorder- oder Rückseite schreiben.

simplify-Extra-Service

Drucken Sie die untenstehende Zeichnung mit dem dazugehörigen Text aus, und fügen Sie dieses Motiv als kleine Beilage allen Schreiben bei, mit denen Sie "Altlasten" beantworten. Mit Humor lassen sich peinliche Situationen am besten entschärfen, vorausgesetzt, es geht nicht um wirklich "todernste" Anlässe.

simplify your life-Humor-Service

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Bei meiner großen

Schreibtisch-Aufräum-Aktion

fand sich in einem bisher unentdeckten Hohlraum Ihr Schreiben.

Nach der Freigabe durch die Archäologen konnte ich es endlich beantworten.

Ich danke für Ihr Verständnis.


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