Selbstmanagement

Selbstmanagement: Checklisten erstellen


selbstmanagement_checklisten

Wie Sie mit Checklisten Fehler reduzieren und den Kopf frei bekommen

Das „Time Magazine“ nahm ihn 2008 in seine Liste der 100 einflussreichsten Menschen der Welt auf: den amerikanischen Medizinprofessor Dr. Peter Pronovost. Sein Verdienst: Durch Checklisten für Ärzte, die ganz banale Selbstverständlichkeiten enthielten („Waschen Sie sich die Hände!“), gelang es ihm, die Zahl der Krankenhausinfektionen drastisch zu senken und damit Hunderten von Patienten das Leben zu retten.

Multitalent Checkliste

selbstmanagement_multitalent

Arbeiten auch Sie mit Checklisten. Auch wenn Sie damit keine Menschenleben retten, sich selbst werden Sie mit mit diesem Selbstmanagement garantiert das Leben leichter machen. Checklisten sind hilfreich,

  • damit Sie nichts vergessen, wenn es schnell gehen muss. Beispiel: Sie müssen für eine ungeplante Reise in Windeseile Ihren Koffer packen – hier hilft eine Reise-Checkliste.
  • zur Selbst- und Fremdkontrolle. Beispiel: Sie geben Broschüren Ihres Arbeitgebers zum Druck frei. Erstellen Sie auf Basis der in der Vergangenheit entdeckten Fehler einen „Fehler-Check“, den Sie fortlaufend ergänzen. Besonders wichtig, wenn Ihre Konzentration gestört ist – etwa weil Sie bei Ihrer Tätigkeit ständig unterbrochen werden.
  • damit Sie auch in Notfallsituationen, in denen Sie aufgeregt sind, richtig handeln. Beispiel: Das Nachbarskind, das Sie öfter betreuen, hat Asthma. Wie gut, wenn Sie sich von seiner Mutter eine „Was tun bei einem Anfall?“-Checkliste haben geben lassen.
  • um in einem Team einfach zu kommunizieren, was bereits erledigt ist. Beispiel: Sie planen gemeinsam mit Ihrem Partner ein Familienfest. Wenn Sie alle Aufgaben auf eine Liste schreiben und die an die Pinnwand hängen, kann jeder abhaken, was er erledigt hat. So ersparen Sie sich dauernde Rücksprachen.
  • wenn jemand aus Ihrer Umgebung unter Konzentrations- oder Gedächtnisstörungen leidet. Beispiele: Eine „Morgen-Liste“ neben dem Badspiegel hilft Ihrem Kind, alles selbstständig zu erledigen. Befestigen Sie für Ihren vergesslich gewordenen Vater an seiner Ausgangstür eine Checkliste: Herd aus? Fenster zu? Schüssel und Einkaufstasche mitnehmen! Dabei hilfreich: Bebildern Sie die einzelnen Punkte.
  • damit Sie trotz Routine die nötige Sorgfalt walten lassen. Beispiel: Wenn Sie als Arzt ein Medikament schon unzählige Male verschrieben haben, vergessen Sie leichter, Ihre Patienten präzise über die Einnahmeregeln zu informieren.
  • um Wissenstransfer zu ermöglichen. Beispiel: Sind die Mitarbeiter am Arbeitsplatz angewiesen, wichtige Abläufe mithilfe einer Checkliste zu dokumentieren, ist ein unerwarteter Ausfall eines Mitarbeiters wesentlich besser zu verkraften.

simplify-Tipp: Nehmen Sie sich 5 Minuten Zeit, und notieren Sie sich, in welchen Bereichen Sie von Checklisten profitieren würden.

So erstellen Sie eine Checkliste

selbstmanagement_erstellen
  • Handelt es sich um eine Routinetätigkeit (z. B. Kofferpacken), protokollieren Sie (im Beispiel: beim nächsten Packen) mit, was Sie alles tun. Notieren Sie gerade auch die Selbstverständlichkeiten. Ansonsten ist Brainstorming angesagt! Tippen Sie Ihre Liste am Computer, damit Sie sie jederzeit zur Verfügung haben. Tipp: Verwenden Sie eine numerische Aufzählung (1., 2. 3. ...), wenn es auf die Reihenfolge ankommt.
  • Je länger die Liste, desto größer das Risiko, dass Sie sie nur noch „überfliegen“ statt systematisch abzuarbeiten. Beschränken Sie den Umfang möglichst auf 1 DIN-A4-Seite. Sehr umfangreiche Vorgänge lieber auf mehrere Checklisten aufteilen.
  • Lassen Sie Ihre Checkliste von jemandem überprüfen, der Erfahrungen mit der Sache hat. Wenn Sie für jemand anders einen Ablauf dokumentieren: Bitten Sie eine „Testperson“ auszuprobieren, ob sie damit klarkommt.
  • Drucken Sie Ihre Liste aus, damit Sie die bei Bedarf rasch bei der Hand haben.
  • Haken Sie beim Gebrauch der Liste ab, was Sie erledigt haben; streichen Sie weg, was (dieses Mal) nicht relevant ist.
  • Sehen Sie sich die Liste hinterher noch einmal an, und korrigieren Sie sie, falls nötig.

simplify-Tipp: Behalten Sie Ihre Checklisten nicht für sich, sondern schenken Sie sie weiter. Ich, Ruth Drost-Hüttl, habe beispielsweise mit meinen Packlisten für Urlaube und Ausflüge schon viele Freunde beglückt.

Autorin: Dr. Ruth Drost-Hüttl


zum nächsten Artikel
zum vorherigen Artikel

Gratis E-Mail Newsletter

Gratis Download:

Best of simplify Gratis-Download

Jetzt für kostenlosen Newsletter eintragen und Sofort-Download sichern. 100% Gratis!
simplify organisiert: Selbstorganisation