Zeitmanagement

Zeitmanagement: Die geheimen Kürzel


zeitmanagement_kringel

Die gebräuchlichsten Symbole in Zeitplanbüchern

Wer mit To-Do-Listen, Telefonierspalten und anderen papiernen Hilfsmitteln arbeitet, entwickelt über kurz oder lang seine eigenen Zeichen. Wir haben die Piktogramme vieler Menschen gesammelt und stellen sie hier vor. Als Anregung für Sie, einige davon in Ihr Repertoire zu übernehmen - oder völlig neue zu entwickeln.

Aufgaben erledigen

Eine Aufgabe erkennt man an einem leeren Kringel vor jedem To-Do-Punkt.

Aufgabe begonnen: einfacher Schrägstrich.

Aufgabe erledigt: noch ein Schrägstrich (durchgekreuzt) oder einfach nur den 

„erledigt"-Haken.

Wenn sich die Aufgabe von selbst erledigt hat: ganz durchstreichen oder durchkreuzen.

Eine Aufgabe erkennt man an einem leeren Kringel vor jedem To-Do-Punkt.

Aufgabe begonnen: einfacher Schrägstrich.

Aufgabe erledigt: noch ein Schrägstrich (durchgekreuzt) oder einfach nur den 

„erledigt"-Haken.

Wenn sich die Aufgabe von selbst erledigt hat: ganz durchstreichen oder durchkreuzen.

zeitmanagement_blitz

Eine Aufgabe, die nur wenige Minuten braucht: Blitzsymbol davor. Solche kleinen Jobs immer als nächstes erledigen, um sie vor dem „Anfaulen" zu bewahren.

Prioritäten: in den leeren Kringel Zahlen oder

Buchstaben schreiben (1 oder A bezeichnet das

Wichtigste) oder die wichtigste Aufgabe wird rot unterstrichen.

Aufgabentypen

zeitmanagement_t

Ein T oder ein Telefonsymbol bezeichnet Aufgaben, die telefonisch erledigt werden sollen - bei dieser Art benötigen Sie noch weitere Kürzel.

zeitmanagement_aufg

Anrufbeantworterzeichen, wenn Sie eine Nachricht auf Band hinterlassen haben.

RZ („ruft zurück") oder einen um die Ecke gehenden Pfeil: der Angerufene wird zurückrufen.

RR („Rückruf") oder einen Pfeil nach rechts: Sie werden selbst noch einmal anrufen (dahinter das Datum schreiben).

Leerer Kringel, wenn niemand erreichbar war.

F für Fax.

zeitmanagement_w

W für WWW (Internet).

E für E-Mail.

B oder Buchsymbol für interessantes Buch (demnächst im Internet oder im Buchladen bestellen).

CD oder CD-Symbol für eine interessante CD.

S oder Briefsymbol für schriftliche Korrespondenz (diese Art der Kommunikation ist auf der Prioritätenliste ziemlich nach unten gerutscht!).

zeitmanagement_r

R für Rechnung schreiben.

K oder ein Einkaufstaschensymbol für Dinge, die es zu kaufen (K) gilt.

M oder ein Pfeil, der aus einem Häuschen weist: Dinge, die zu einem Termin oder einer Reise mitgenommen (M) werden müssen.

Kreative Kürzel sparen Zeit!

Erfinden Sie weitere Kürzel für Ihre typischen Aufgaben:

zeitmanagement_avh

für Angebotserstellung,

V für Vertrag,

H für Hausbesuch - schon nach kurzer Zeit haben Sie sich an Ihr eigenes System gewöhnt und merken, dass sich die Strukturen Ihrer Arbeit wiederholen.

Wenn Sie gleichartige Arbeiten zusammenfassen (alle Telefonate in einem Block, alle Buchideen der letzten Woche auf einmal bestellen), lässt sich vieles schneller und einfacher erledigen.

Prozess gewonnen dank Zeitplanbuch

Der Hauptgrund, warum ich nie auf elektronische Terminkalender umsteigen werde, sondern die Zeitplanbücher in Ringbuchform für ein klassisches simplify-Produkt halte, ist die Tagebuchfunktion.

Auf der rechten Seite meines tempus-Organizers stehen alle Termine und zu erledigenden Aufgaben, auf der linken Seite stehen (unter den biblischen Tageslosungen) die Fakten, die ich bei Telefonaten und Besprechungen festhalte. Die vergangenen Monate und Jahre lege ich in kleinen Ordnern ab.

Auf diese Weise konnte ich in einem Copyright-Rechtsstreit eine genaue Liste erstellen, wann mich der Kläger zum ersten Mal angerufen hat, wann ich zurückgerufen habe, und was wann vereinbart wurde. Das hat den Richter sichtlich beeindruckt, denn der Kläger konnte nur sehr vage Angaben machen. Dadurch habe ich die unberechtigte Klage abweisen können - was ja nicht immer selbstverständlich ist.

Werner Küstenmacher


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