Zeitmanagement

Zeitplanung: Effiziente Tagesplanung


zeitplanung_tag

Frustriert von Ihrer eigenen Zeitplanung? Nie mehr!

Gerade Menschen, die ihre Zeit gewissenhaft planen, sind abends oft unzufrieden darüber, wie ihr Tag gelaufen ist. Meist sind es Kleinigkeiten, die dafür verantwortlich sind. Hier einige typische Frustsituationen und wie Sie die in Ihrer Zeitplanung geschickt umgehen.

Haken Sie auch so gern ab?

Typische Frustsituation: Sie haben eine lange To-do-Liste erstellt, die Sie im Laufe des Tages abarbeiten möchten. Um schnell voranzukommen, machen Sie sich zuerst an die weniger aufwändigen Aufgaben und können viele Punkte rasch hintereinander abhaken. Am Abend müssen Sie allerdings feststellen, dass Sie zu den großen Aufgaben nicht gekommen sind.

simplify-Tipp: Identifizieren Sie die größte Aufgabe auf Ihrer Liste. Machen Sie daraus einen Termin, den Sie mit Uhrzeit im Kalender einplanen: „15 bis 17 Uhr: Schulaufgabe korrigieren“. Starten Sie eine Arbeitseinheit immer mit dem größten Brocken.

Gestalten Sie Ihre To-do-Liste so, dass die Mini-Aufgaben rein optisch weniger Gewicht bekommen: etwa indem Sie die großen Brocken in mehrere Arbeitsschritte unterteilen – so können Sie dabei schnellere Erfolge verbuchen. Oder schreiben Sie die wichtigen Punkte in größerer Schrift.

Ein Tipp für Freiberufler, Lehrer, Pfarrer und andere Berufstätige, die auch daheim arbeiten: Schreiben Sie berufliche und private Aufgaben auf separate Listen, und legen Sie Arbeitszeiten fest. Dann passiert es Ihnen nicht, dass Sie sich in Ihrer besten Arbeitszeit um Privates kümmern oder umgekehrt Ihr Privatleben permanent für Ihre Arbeit hintanstellen.

Richtig durchstarten

Typische Frustsituation: Sie kommen an Ihren Arbeitsplatz und sind gleich genervt von dem überquellenden Schreibtisch oder dem allgemeinen Chaos, das Sie am Vortag hinterlassen haben.

simplify-Tipp: Sorgen Sie abends für den nächsten Morgen vor. Nutzen Sie die letzten Minuten Ihres Arbeitstages, um beste Voraussetzungen für einen guten Start am nächsten Tag zu schaffen – auch dann, wenn Sie am Morgen gleich mit Ihrer Tätigkeit vom Abend weitermachen wollen.

Legen Sie sich abends einen Müsliriegel, ein Foto oder eine nette Spruchkarte mitten auf den Schreibtisch, und freuen Sie sich am nächsten Morgen über Ihren eigenen Willkommensgruß! Oder schicken Sie sich (und einem netten Kollegen) unmittelbar bevor Sie den Computer herunterfahren eine Mail mit einer kostenlosen Tiki-Küstenmacher-E-Card, die Sie in der Frühe freundlich empfängt. Über aha-plakat.de geht das in Nullkommanichts.

Schluss mit der geheimen Agenda!

zeitplanung_agenda

Typische Frustsituation: Sie haben sich notiert, was an diesem Tag alles geschehen soll, und könnten das bei konzentriertem Arbeiten auch schaffen. Doch: Während Ihre Liste realistisch ist, sind es Ihre Erwartungen an den Tag keineswegs! Insgeheim bauen Sie darauf, „zwischendrin“, „schnell mal“ oder „wenn’s gut läuft“ noch einiges andere erledigen zu können.

simplify-Tipp: Sabotieren Sie Ihre eigene Zeitplanung nicht mit einer geheimen Agenda! Typisch dafür sind Gedanken wie „Eigentlich sollte ich auch noch die Telefonliste abarbeiten“ oder „Auf dem Heimweg springe ich noch schnell in den Supermarkt“. Setzen Sie diese Punkte aus Ihrem geheimen Zeitplan auf die offizielle Liste. Was ist so wichtig, dass Sie dafür anderes streichen?

Reparieren Sie die zerbrochene Fensterscheibe

zeitplanung_reparieren

Typische Frustsituation: Im Lauf des Tages müssen Sie feststellen, dass Ihre schöne Tagesplanung nicht funktioniert. Sie werden unterbrochen, ein Termin oder eine Arbeit dauert viel länger als geplant. Ihre Reaktion: Sie geben den Tag „verloren“ und stellen sich dadurch einen Freibrief dafür aus, Ihre Zeit mit Flurgesprächen, Getratsche am Telefon, unwichtigem Kleinkram und planlosem Surfen im Internet zu verbringen.

simplify-Tipp: Aus den USA stammt die Broken-Window-Theorie: Eine zerbrochene Fensterscheibe in einem leer stehenden Gebäude muss sofort repariert werden, damit weitere Zerstörungen durch Vandalismus vermieden werden. Übertragen auf das Thema Zeitplanung: Lassen Sie es nicht zu, dass weitere Zeitvandalen Ihren Tag gänzlich kaputt machen. Ziehen Sie mittags einen Schlussstrich unter einen verkorksten Vormittag. Wirksamer als einige Punkte von der To-do-Liste zu streichen: Reparieren Sie das zerbrochene Fenster, indem Sie wieder bei Null anfangen. Werfen Sie Ihre obsolete Tagesplanung in den Papierkorb. Erstellen Sie eine neue, die für die noch vorhandene Zeit realistisch ist. Sie werden sehen: Dadurch sind Sie wesentlich weniger anfällig für weitere Zeitverschwendung.

Sie kommen so gut wie nie mit Ihrer Zeit zurande? Beobachten Sie sich eine Woche lang wie ein Privatdetektiv: Liegt es an zu vielen Störungen von außen? Nehmen Sie sich von vornherein zu viel vor? Unterschätzen Sie den Zeitaufwand einzelner Aufgaben?

Vergleichen Sie konkret!

Typische Frustsituation: Sie können nicht verstehen, weshalb Sie permanent gehetzt sind, während die allein erziehende Freundin, die noch mehr arbeitet als Sie, immer entspannt wirkt. Sie haben es satt, dass Ihr Kollege montags begeistert von seinen sportlichen Aktivitäten erzählt, während das Highlight Ihres Wochenendes ein Minispaziergang war.

simplify-Rat: Klagen Sie nicht „Warum?“, sondern fragen Sie „Warum?“! Stellen Sie sich ganz konkret dem Vergleich mit jemandem in einer halbwegs ähnlichen Lebenssituation, den Sie um seine Gelassenheit und/oder seine erlebnisreiche Freizeit beneiden. Entdecken Sie Ihre Entscheidungsmöglichkeiten und Veränderungsspielräume. Holen Sie sich praktische Tipps.

Dazu listet jeder von Ihnen auf, wie viel Zeit er wöchentlich braucht für Schlaf, Arbeit, Essen (samt Zubereitung), Haushalt, Garten, Papierkram, familiäre Verpflichtungen (Kinder, alte Eltern), Ehrenämter usw. Anschließend suchen Sie die Unterschiede, die oft in Details zu finden sind.

Vielleicht finden Sie heraus, dass Sie tatsächlich mehr an der Backe haben als der andere. Aber vielleicht auch, dass Sie sich mehr aufhalsen (lassen) als der andere – etwa weil Sie Wert legen auf einen picobello gepflegten Garten, eine gekochte Mahlzeit am Tag oder nicht „nein“ sagen können, wenn Freiwillige für die Organisation des Herbstbasars gesucht werden.

Oder gehen Sie von Ihrem eigentlichen Ziel aus: mehr Zeit für Entspannung und echte Freizeit. Fragen Sie: Wann hat der andere Zeit dafür? Was tue ich in dieser Zeit? Wann erledigt der andere seine Dinge? Was tue ich in dieser Zeit? ...

Haben Sie Mut zur Lücke

Viele Menschen leben ständig im Overdrive-Modus. Zwar klagen sie über Stress und Zeitmangel, aber de facto fühlen sie sich erst dann richtig wohl, wenn beruflich wie privat ein Termin den anderen jagt und sie an 100 Dinge gleichzeitig denken müssen. Zeitlücken füllen sie sofort mit zusätzlichen Aufgaben, Verabredungen etc. Unser Rat zur Vorbeugung: Stylen Sie Ihr Leben nicht komplett durch, sondern planen Sie jeden Tag mindestens eine halbe Stunde unverplanter Zeit ein! Halten Sie bewusst Phasen ungenutzter Zeit aus: Entspannen Sie z. B., während am Kopierer Ihre Kopien durchlaufen, statt zurück an Ihrem Schreibtisch zu hetzen.

Autorin: Dr. Ruth Drost-Hüttl


zum nächsten Artikel
zum vorherigen Artikel

Gratis E-Mail Newsletter

Gratis Download:

Best of simplify Gratis-Download

Jetzt für kostenlosen Newsletter eintragen und Sofort-Download sichern. 100% Gratis!
simplify organisiert: Selbstorganisation