Die hohe Schule des Informationsmanagements
Einer der Hauptgründe für überfüllte Schreibtische und hohe Papierstapel: Dinge, die Sie nicht wegwerfen möchten, von denen Sie aber auch nicht wissen, wohin damit. Die komplizierte Lösung: Sie machen weiter wie bisher. Die einfache Lösung: Sie werfen alles weg. Die simplify-Lösung ist ein Ablagesystem: Sie legen für diese Schriftstücke ein Archiv an. Das klingt schlimmer, als es ist, denn wir raten Ihnen.
Gehen Sie in 3 Stufen vor
- Schritt: Nutzen Sie als Ablagesystem Ihre „normale" Hängeregistratur. In diesem „vertikalen Stapel" verwalten Sie alle Ihre Aufgabengebiete. Haben Sie z. B. einen interessanten Zeitungsartikel zum Thema Geldanlage gefunden, kommt er in die Hängemappe „Geld und Banken". Wenn die Mappen durch derartige Archivierungen überquellen, gehen Sie über zum
- Schritt: Sie legen eine eigene Archiv-Hängeregistratur an.
- Schritt: Sie besorgen sich einen oder mehrere Hängeregistratur-Schränke. Zurzeit sind sie sehr günstig gebraucht zu haben, oft sogar geschenkt und komplett mit Mappen. Denn viele große Firmen stellen um auf die rein elektronische Erfassung von Belegen - und da werden die sperrigen Möbel überflüssig. Sehen Sie die Spezialzeitungen durch, die aus Gratisanzeigen bestehen (z. B. Kurz&Fündig, SperrMüll).
Die Hängemappe, oben offen, ist das beste System. Das Hineinlegen geht schnell. Das Ablagesystem innerhalb der Mappe lautet einfach: das Neueste vorn. Das Heraussuchen geht ebenfalls schnell, wenn Sie die Mappe auf den Schreibtisch legen oder sich auf den Schoß stellen. Bei konventionellen Ordnern dauert der Ablagevorgang (Lochen, Aufklappen, Umschlagen, Abheften) zu lange, was sich beim Archivieren von Tausenden Seiten schnell zu nicht verantwortbaren Zeiten addiert.
