Die perfekte Technik, um das Schreibtisch-Chaos zu besiegen
Eine alte Regel der Büroorganisation lautet: Jedes Stück Papier nur einmal anfassen. Diese alte und eigentlich kluge Regel gehört inzwischen in den Bereich Science-Fiction. In der Theorie eine großartige Idee, in der Praxis nur in Ausnahmefällen durchführbar: Um den gerade eingegangenen Antrag auszufüllen, müssen Sie mit einem Kollegen Rücksprache halten (der ist gerade nicht da), in den alten Unterlagen nachsehen (die sind im Keller), und Sie benötigen Daten aus der Buchhaltung (es lohnt sich nicht, nur deswegen gleich dort anzufragen). Kurzum: Aus dem einfachen Blatt Papier ist wieder einmal ein komplizierter Vorgang geworden. So etwas landet in der Regel auf einem ominösen Stapel "Später erledigen". Und damit beginnt das Chaos. Die amerikanische Organisations-Expertin Barbara Hemphill bringt es auf die Formel: Unordnung entsteht durch aufgeschobene Entscheidungen.
Kette statt Durcheinander
Das Problem: Vor Ihnen liegen mehrere Aufgaben, die eigentlich gleichzeitig erledigt werden müssten. Wie einzelne Perlen kullern sie vor Ihren Augen herum, was letztlich dazu führt, dass Sie die ganze Angelegenheit erst einmal zur Seite schieben.
Die Lösung: Fädeln Sie die Perlen auf, wenigstens die erste. Wählen Sie aus der Vielzahl nötiger Aktionen eine aus, und erklären Sie die zum nächsten Schritt. Damit bringen Sie jedes Papier, das Sie anfassen, um einen Arbeitsschritt weiter.
Dazu hat die Trainerin Pamela Gibbard eine Technik entwickelt, die sich bei ihren Kunden bestens bewährt.
Büroorganisation mit den "roten Mappen"
Richten Sie in Ihrer Hängeregistratur Mappen in auffälligen Farben ein. Beschriften Sie diese Mappen mit typischen "nächsten Schritten". Von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz sind diese Schritte recht verschieden. Ja, sie kennzeichnen geradezu Ihren individuellen Arbeitsplatz. Einige gibt es allerdings fast überall. Ein paar Beispiele:
- Kopieren
- Dem Chef vorlegen
- Anrufen
- Besprechen mit ...
- Mit der Buchhaltung klären
- Auf Rückantwort warten
Hier die "roten Mappen" des Zeichners Werner Küstenmacher:
- Skizzen erstellen
- Reinzeichnen
- Auf das ok warten
- Rechnung stellen
Oder hier ein paar "rote Mappen" eines Versicherungsvertreters:
- Verträge ausfüllen
- An die Zentrale schicken
- Angebote erstellen
- In die Kundendatei aufnehmen
- Termin vereinbaren