Büroorganisation: Erfolgsgeheimnis "Schritte-Mappen"

Die perfekte Technik, um das Schreibtisch-Chaos zu besiegen

Eine alte Regel der Büroorganisation lautet: Jedes Stück Papier nur einmal anfassen. Diese alte und eigentlich kluge Regel gehört inzwischen in den Bereich Science-Fiction. In der Theorie eine großartige Idee, in der Praxis nur in Ausnahmefällen durchführbar: Um den gerade eingegangenen Antrag auszufüllen, müssen Sie mit einem Kollegen Rücksprache halten (der ist gerade nicht da), in den alten Unterlagen nachsehen (die sind im Keller), und Sie benötigen Daten aus der Buchhaltung (es lohnt sich nicht, nur deswegen gleich dort anzufragen). Kurzum: Aus dem einfachen Blatt Papier ist wieder einmal ein komplizierter Vorgang geworden. So etwas landet in der Regel auf einem ominösen Stapel "Später erledigen". Und damit beginnt das Chaos. Die amerikanische Organisations-Expertin Barbara Hemphill bringt es auf die Formel: Unordnung entsteht durch aufgeschobene Entscheidungen.

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Kette statt Durcheinander

Das Problem: Vor Ihnen liegen mehrere Aufgaben, die eigentlich gleichzeitig erledigt werden müssten. Wie einzelne Perlen kullern sie vor Ihren Augen herum, was letztlich dazu führt, dass Sie die ganze Angelegenheit erst einmal zur Seite schieben.

Die Lösung: Fädeln Sie die Perlen auf, wenigstens die erste. Wählen Sie aus der Vielzahl nötiger Aktionen eine aus, und erklären Sie die zum nächsten Schritt. Damit bringen Sie jedes Papier, das Sie anfassen, um einen Arbeitsschritt weiter.

Dazu hat die Trainerin Pamela Gibbard eine Technik entwickelt, die sich bei ihren Kunden bestens bewährt.

Büroorganisation mit den "roten Mappen"

Richten Sie in Ihrer Hängeregistratur Mappen in auffälligen Farben ein. Beschriften Sie diese Mappen mit typischen "nächsten Schritten". Von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz sind diese Schritte recht verschieden. Ja, sie kennzeichnen geradezu Ihren individuellen Arbeitsplatz. Einige gibt es allerdings fast überall. Ein paar Beispiele:

Kopieren
Dem Chef vorlegen
Anrufen
Besprechen mit ...
Mit der Buchhaltung klären
Auf Rückantwort warten

Hier die "roten Mappen" des Zeichners Werner Küstenmacher:

Skizzen erstellen
Reinzeichnen
Auf das ok warten
Rechnung stellen

Oder hier ein paar "rote Mappen" eines Versicherungsvertreters:

Verträge ausfüllen
An die Zentrale schicken
Angebote erstellen
In die Kundendatei aufnehmen
Termin vereinbaren

Der Vorteil von Gibbards "roten Mappen": Gleichartige Vorgänge werden zusammengefasst. Wenn Sie die "Anrufen"-Mappe zur Hand nehmen, ergibt sich daraus automatisch ein Telefonier-Block – anerkanntermaßen eine Organisationserleichterung.

Ihr Schreibtisch bleibt leer. Nichts zieht die Schaffensfreude stärker herunter als eine überfüllte Arbeitsplatte: Womit anfangen? Sobald Sie aber eine rote Mappe herausnehmen, ist klar, was zu tun ist.

Der Alltagsdschungel lichtet sich

Nach einiger Zeit sehen Sie an den Bezeichnungen Ihrer "roten Mappen" die Haupttätigkeiten Ihres Berufs.

Versehen Sie die Mappen, die Sie am liebsten bearbeiten, mit einem Stern;
die Mappen, deren Inhalt nicht delegierbar ist, sondern den nur Sie erledigen können, mit einem Ausrufezeichen;
die Mappen, deren Erledigung Ihnen am schwersten fällt, mit einem Fragezeichen.
die Mappen, zu deren Erledigung Sie keine Lust haben, mit einem "U".

Mit dem Rote-Mappen-System haben Sie ein hervorragendes Werkzeug zur Hand, mit dem Sie Ihre Stärken und Schwächen prüfen können. Analysieren Sie regelmäßig:

Arbeite ich qualifiziert genug? Das bedeutet: Enthalten meine Stern-Mappen nur geistlose Routinejobs oder echte Herausforderungen?
Nutze ich meine Stärken? Das bedeutet: Sind meine Stern-Mappen ausreichend gefüllt? Enthalten sie wirklich nur undelegierbare Vorgänge, oder könnte ich noch mehr davon abgeben?
Bin ich glücklich? Das bedeutet: Wenn die Mehrzahl Ihrer roten Mappen mit einem Fragezeichen versehen ist, müssen Sie an der Struktur Ihrer Arbeit etwas Grundlegendes ändern.

Damit Sie jeden Tag Ihr Erfolgserlebnis haben: Nehmen Sie sich vor, täglich vor der 1. Kaffeepause (oder: vor 11.00 Uhr) einen Vorgang aus der U-Mappe zu erledigen. Wie schön, wenn wieder einer weg ist!

Aktions-Tipp

So besiegen Sie Ihren inneren Schweinehund

Fangen Sie jetzt sofort an, sich ein "U" vorzunehmen. Ein Anruf, ein Brief, ein Gespräch oder sonst eine Aufgabe, die Sie schon länger vor sich herschieben: Erledigen Sie nur einen einzigen Vorgang, den aber jetzt. Kein Verschieben mehr! Sie werden staunen, wie gut Sie sich danach fühlen

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