Zeitmanagement: Steigern Sie Ihre Zeitzufriedenheit

Wie Sie aus einer frustrierenden To-do-Liste eine motivierende Erfolgsliste machen

Ein beliebtes, weil scheinbar sehr einfaches Instrument für das Zeitmanagement: die To-do-Liste. Bei vielen Erwachsenen ähneln diese täglichen Listen allerdings Neujahrsvorsätzen: Sie werden mit bester Absicht niedergeschrieben, aber kaum jemals umgesetzt – und verursachen mehr Frust als Lust. Hier unsere simplify-sofort-Tipps für ein Motivation schaffendes Zeitmanagement, sei es am Arbeitsplatz oder im privaten Bereich.

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Werden Sie zum Top-Planer!

Das wichtigste Kennzeichen von Top-Planern: Realismus. Notieren Sie sich in Ihrer To-do-Liste nicht, was Sie gern alles täten – nach dem Motto: „Der Tag hat 24 Stunden, und notfalls nehme ich noch die Nacht dazu.“ Beschränken Sie sich auf das, was Sie tatsächlich tun können.

Ganz wichtig: Planen Sie am Ende eines Tages den nächsten. Denn wenn Sie es frisch ausgeschlafen am Morgen tun, ist das wie ein Lebensmitteleinkauf mit leerem Magen: Sie überschätzen sich. Zusätzlicher Vorteil der Abendplanung: Ihr Unterbewusstsein wird während der Nacht schon Vorarbeit für den Tag leisten.

Ein leeres Blatt Papier ist wie unverplante Zeit: Ganz gleich, wie groß es ist – es füllt sich fast von selbst. Sehr simple Lösung: Wenn Sie es bisher nicht schafften, Ihre Aufgaben abzuarbeiten, nehmen Sie ab sofort ein kleineres Blatt Papier! Halbieren Sie die entsprechende Seite in Ihrem Zeitplanbuch mit einem dicken Strich in der Mitte. Möchten Sie Ihre Aufgaben später nach Priorität ordnen, schreiben Sie sie auf kleine gelbe Heftetiketten.

In vielen Zeitplanbüchern führen To-do-Liste und Terminkalender ein getrenntes Dasein – Planungschaos ist damit vorprogrammiert. Abhilfe: Legen Sie sowohl beim Planen als auch während der Arbeit Ihre To-do-Liste und die dazugehörige Terminkalenderseite nebeneinander.Nur so behalten Sie den Überblick über Ihren Tag.

Ziele statt Aufgaben

Die meisten Menschen fragen sich beim Entwerfen ihrer To-do-Liste: Was muss ich morgen alles erledigen (Aufgaben)? Stellen Sie sich außerdem die Frage:Was möchte ich morgen alles erreichen (Ziele)? Notieren Sie hinter Ihren To-dos jeweils ein Stichwort, das darauf Antwort gibt. Beispiel: „Karin anrufen (= erledigen): keine Berlinfahrt, mehr Luft im Kalender (= erreichen)“. Streichen Sie To-dos, für die Sie kein wesentliches Ziel finden. Einige Ziele (Mitarbeiter motivieren, Schreibtisch- Chaos beseitigen usw.) tauchen bei Ihrem Zeitmanagement gar nicht auf? Ergänzen Sie Ihre To-dos!

W & W: Wann das Wichtigste?

Haben Sie Klarheit über Ihre Ziele, können Sie leichter innerhalb ihres Zeitmanagement Prioritäten setzen. Unterscheiden Sie dazu zwischen „wichtig“ und „dringend“. Gerade bei der Tagesplanung ist die Gefahr groß, dass das Dringliche vorrangig erscheint („Herr Müller ist schon ganz ungeduldig“), während das Wichtige hinten runterfällt. Stellen Sie sicher, dass Sie vor allem an wichtigen Aufgaben arbeiten. Setzen Sie dazu hinter die 3 wichtigsten To-dos ein Ausrufezeichen, und notieren Sie in Ihrem Zeitplaner, wann Sie sie erledigen werden. Planen Sie genügend Zeit ein, und wählen Sie den günstigsten Zeitpunkt, z. B.: für die Aufgabe, die sehr viel Konzentration erfordert, die Uhrzeit, zu der Ihre Biokurve ein Hoch verzeichnet; für die Aufgabe, die viel Zeit beansprucht, die unterbrechungsärmste Zeit in Ihrem Arbeitstag; fürs kurze Gespräch mit dem Chef den Zeitpunkt, zu dem Sie ihn auf dem Weg von der Kantine ins Büro direkt ansprechen können.

Fangen Sie Ihren Tag gut an

Überlegen Sie sich auf dem Weg zur Arbeit, womit Sie Ihren Tag beginnen. Verschaffen Sie sich ein Erfolgserlebnis, das Sie für weitere Aufgaben motiviert. Am besten, Sie nehmen etwas ausgesprochen Unangenehmes in Angriff: das Gespräch mit einem unzufriedenen Kunden, das Protokoll, das Sie schon einen Monat lang vor sich hergeschoben haben. Ist solch ein „großes U“ erledigt, fühlen Sie sich stark!

Rückblick und Vorschau

Die letzte Tätigkeit des Tages: die Planung für den nächsten Tag. Kontrollieren Sie Ihre heutige Liste: Was haben Sie geschafft, was nicht? Ziehen Sie daraus Konsequenzen für den kommenden Tag: Übernehmen Sie nicht alles Unerledigte auf die neue Liste, sondern hinterfragen Sie, wie wichtig diese Dinge tatsächlich sind.

Manchmal mag die Bilanz eher mager aussehen, weil Sie zwar eine Menge geschafft haben – aber nicht viel von dem, was Sie sich vorgenommen hatten. Geben Sie den Tag innerlich nicht verloren, sondern notieren Sie, was Sie alles getan haben. Sie werden sehen: Eine ansehnliche „Did-it-Liste“ steigert Ihre Zufriedenheit mit dem Tag und hilft Ihnen dabei, den nächsten Tag realistischer zu planen. Zeitbedarf für Rückblick und Vorschau: rund 10 Minuten.

Entlasten Sie sich mit einer Not-to-do-Liste

Viele Menschen fühlen sich bereits vom Anblick ihrer To-do-Liste gestresst. Entwerfen Sie zu Ihrer Entlastung eine Not-to-do-Liste. Dort kommt all das drauf, worauf Sie verzichten möchten, weil es zwar wünschenswert, aber (morgen) nicht unbedingt notwendig ist. Achtung: Betrachten Sie die Not-to-do- Liste nicht insgeheim als Reserve-to-do-Liste („falls doch noch Zeit ist“), sondern sagen Sie sich: „Das alles muss ich zum Glück morgen nicht tun.“

Tipp für Perfektionisten: Schreiben Sie auch auf, wo Sie in Sachen Perfektion Abstriche machen werden. Beispiel: „Ich feile nicht an einzelnen Formulierungen, weil mein Chef ohnehin Hälfte wieder umstößt.“

Begrenzen Sie Ihre Arbeitszeit

„Erst die Arbeit, dann das Vergnügen“ heißt es. Doch was tun, wenn aufgrund immer größerer Arbeitsbelastung das Vergnügen gar keinen Platz mehr im Alltag zu haben scheint? Machen Sie Ihr Privatleben nicht zur Pufferzeit für Ihre Arbeit! Notieren Sie in der vorletzten Zeile Ihrer To-do-Liste, bis zu welcher Uhrzeit Sie Ihre Aufgaben geschafft haben wollen. In die letzte Zeile schreiben Sie ein Vergnügen, das Sie damit zum „Pflichtprogramm“ erklären – am besten etwas, das Sie schon untertags tun können: Spaziergang in der Mittagspause oder Parkbank mit einem gutem Buch.

simplify-Check: To-do-Liste

10 wichtige Minuten für Ihren morgigen Tag:

Rückschau auf den vergangenen Tag (mithilfe der alten To-do-Liste)

Gegebenenfalls Did-it-Liste erstellen

Neue To-do-Liste entwerfen: beschränkter Platz für beschränkte Zeit

Aufgaben mit Zielen verknüpfen

Prioritäten festlegen

Liste mit Terminkalender abgleichen (und umgekehrt)

Zur Entlastung: Not-to-do-Liste erstellen

Autorin: Dr. Ruth Drost-Hüttl

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