Zeitmanagement: Steigern Sie Ihre Zeitzufriedenheit

Die meisten Menschen fragen sich beim Entwerfen ihrer To-do-Liste: Was muss ich morgen alles erledigen (Aufgaben)? Stellen Sie sich außerdem die Frage:Was möchte ich morgen alles erreichen (Ziele)? Notieren Sie hinter Ihren To-dos jeweils ein Stichwort, das darauf Antwort gibt. Beispiel: „Karin anrufen (= erledigen): keine Berlinfahrt, mehr Luft im Kalender (= erreichen)“. Streichen Sie To-dos, für die Sie kein wesentliches Ziel finden. Einige Ziele (Mitarbeiter motivieren, Schreibtisch- Chaos beseitigen usw.) tauchen bei Ihrem Zeitmanagement gar nicht auf? Ergänzen Sie Ihre To-dos!

W & W: Wann das Wichtigste?

Haben Sie Klarheit über Ihre Ziele, können Sie leichter innerhalb ihres Zeitmanagement Prioritäten setzen. Unterscheiden Sie dazu zwischen „wichtig“ und „dringend“. Gerade bei der Tagesplanung ist die Gefahr groß, dass das Dringliche vorrangig erscheint („Herr Müller ist schon ganz ungeduldig“), während das Wichtige hinten runterfällt. Stellen Sie sicher, dass Sie vor allem an wichtigen Aufgaben arbeiten. Setzen Sie dazu hinter die 3 wichtigsten To-dos ein Ausrufezeichen, und notieren Sie in Ihrem Zeitplaner, wann Sie sie erledigen werden. Planen Sie genügend Zeit ein, und wählen Sie den günstigsten Zeitpunkt, z. B.: für die Aufgabe, die sehr viel Konzentration erfordert, die Uhrzeit, zu der Ihre Biokurve ein Hoch verzeichnet; für die Aufgabe, die viel Zeit beansprucht, die unterbrechungsärmste Zeit in Ihrem Arbeitstag; fürs kurze Gespräch mit dem Chef den Zeitpunkt, zu dem Sie ihn auf dem Weg von der Kantine ins Büro direkt ansprechen können.

Fangen Sie Ihren Tag gut an

Überlegen Sie sich auf dem Weg zur Arbeit, womit Sie Ihren Tag beginnen. Verschaffen Sie sich ein Erfolgserlebnis, das Sie für weitere Aufgaben motiviert. Am besten, Sie nehmen etwas ausgesprochen Unangenehmes in Angriff: das Gespräch mit einem unzufriedenen Kunden, das Protokoll, das Sie schon einen Monat lang vor sich hergeschoben haben. Ist solch ein „großes U“ erledigt, fühlen Sie sich stark!

Rückblick und Vorschau

Die letzte Tätigkeit des Tages: die Planung für den nächsten Tag. Kontrollieren Sie Ihre heutige Liste: Was haben Sie geschafft, was nicht? Ziehen Sie daraus Konsequenzen für den kommenden Tag: Übernehmen Sie nicht alles Unerledigte auf die neue Liste, sondern hinterfragen Sie, wie wichtig diese Dinge tatsächlich sind.

Manchmal mag die Bilanz eher mager aussehen, weil Sie zwar eine Menge geschafft haben – aber nicht viel von dem, was Sie sich vorgenommen hatten. Geben Sie den Tag innerlich nicht verloren, sondern notieren Sie, was Sie alles getan haben. Sie werden sehen: Eine ansehnliche „Did-it-Liste“ steigert Ihre Zufriedenheit mit dem Tag und hilft Ihnen dabei, den nächsten Tag realistischer zu planen. Zeitbedarf für Rückblick und Vorschau: rund 10 Minuten.

Entlasten Sie sich mit einer Not-to-do-Liste

Viele Menschen fühlen sich bereits vom Anblick ihrer To-do-Liste gestresst. Entwerfen Sie zu Ihrer Entlastung eine Not-to-do-Liste. Dort kommt all das drauf, worauf Sie verzichten möchten, weil es zwar wünschenswert, aber (morgen) nicht unbedingt notwendig ist. Achtung: Betrachten Sie die Not-to-do- Liste nicht insgeheim als Reserve-to-do-Liste („falls doch noch Zeit ist“), sondern sagen Sie sich: „Das alles muss ich zum Glück morgen nicht tun.“

Tipp für Perfektionisten: Schreiben Sie auch auf, wo Sie in Sachen Perfektion Abstriche machen werden. Beispiel: „Ich feile nicht an einzelnen Formulierungen, weil mein Chef ohnehin Hälfte wieder umstößt.“

Begrenzen Sie Ihre Arbeitszeit

„Erst die Arbeit, dann das Vergnügen“ heißt es. Doch was tun, wenn aufgrund immer größerer Arbeitsbelastung das Vergnügen gar keinen Platz mehr im Alltag zu haben scheint? Machen Sie Ihr Privatleben nicht zur Pufferzeit für Ihre Arbeit! Notieren Sie in der vorletzten Zeile Ihrer To-do-Liste, bis zu welcher Uhrzeit Sie Ihre Aufgaben geschafft haben wollen. In die letzte Zeile schreiben Sie ein Vergnügen, das Sie damit zum „Pflichtprogramm“ erklären – am besten etwas, das Sie schon untertags tun können: Spaziergang in der Mittagspause oder Parkbank mit einem gutem Buch.

simplify-Check: To-do-Liste 

10 wichtige Minuten für Ihren morgigen Tag: