Zu viel zu tun? Dann ist es um so wichtiger, das Richtige zu tun!
Überlastet? Überfordert? Auch Sie können ein Meister oder eine Meisterin in der Kunst des gelassenen und kontrollierten Arbeitens werden! Das ist die Botschaft von David Allen, der eine 5-stufige Methode zur Steuerung aller Arbeitsabläufe entwickelt hat. Unzufriedenheit entsteht, weil Sie wie jeder Mensch auf einer der 5 Stufen der Selbstorganisation typische Schwachstellen haben, die Sie beim Durchlesen von Allens Programm aufspüren können.
1. Erfassen
Stellen Sie sich vor, dass alles, was Sie tun und erledigen müssen, in einem Eingangskorb landet. Haben Sie diesen Korb leer gearbeitet, ist alles erledigt. Damit Sie nichts Wichtiges vergessen, kommt es darauf an, dass Sie alles 100%ig erfassen, also nichts „neben den Korb“ legen. In der Realität haben Sie stets mehr als einen zentralen Eingangskorb: Arbeitsaufträge kommen per E-Mail, jemand erteilt Ihnen mündlich eine Anweisung, die Sie auf einen Zettel schreiben, und Sie versuchen sicher auch, sich während des Tages einzelne „To-dos“ auswendig zu merken.
Der häufigste Fehler: Viele Menschen versuchen, das Erfasste zu „organisieren“. Sie wollen schon jetzt Wichtiges von Unwichtigem trennen und eröffnen mehrere Eingangskörbe, z. B. eine Schublade, in der „nicht ganz so Wichtiges“ verschwindet (meist für immer).
Worauf es bei der guten Selbstorganisation ankommt: Treffen Sie die Entscheidung erst in einem 2. Schritt. Halten Sie die Zahl der Behälter klein: 1 großer Eingangskorb; 1 Pinnwand, an die alle Aufträge kommen; 1 Kiste, in der alle zu reparierenden Gegenstände landen; 1 Ordner in Ihrem E-Mail-Programm, in den Sie alle zu erledigenden Mails schieben. Kein Arbeitsauftrag ohne schriftliche Fixierung!
2. Durcharbeiten
„Kann ich etwas unternehmen?“, ist die Frage, die Sie nun jedem Stück in Ihrem Eingangskorb stellen. Lautet die Antwort Nein, können Sie es wegwerfen. Lautet die Antwort Ja, müssen Sie entscheiden: selbst machen oder delegieren? Bei „selbst machen“ geht es um „gleich“ oder „später“. Alles, was in weniger als 2 Minuten zu schaffen ist, sollten Sie sofort erledigen.
Der häufigste Fehler: Sie verzweifeln angesichts der riesigen Menge von Aufgaben. Sie sehen auf einen Blick, dass Ihr Korb genug 2-Minuten-Aufgaben für einen kompletten Arbeitstag enthält.
Worauf es bei der guten Selbstorganisation ankommt: Setzen Sie Prioritäten, nicht indem Sie Unwichtiges aussortieren, sondern indem Sie Wichtiges ganz nach vorne stellen. Nehmen Sie sich eine große Aufgabe vor (am besten eine unangenehme, die Sie schon lange vor sich herschieben). Damit sorgen Sie dem Frust vor, sich einen ganzen Tag lang nur mit Kleinkram befasst zu haben.
3. Ordnen
Es ist weniger Kraft nötig, um Dinge zu erledigen, als die meisten Menschen meinen. Aber es kostet enorm viel Energie, zu beschließen, was zu tun ist. Deswegen ist die Frage der Anordnung (was zuerst?) vor dem „eigentlichen“ Arbeiten so wichtig – und so anstrengend.
Der häufigste Fehler: Aufgaben, die mehrere Schritte erfordern, landen wieder im Eingangskorb, damit sie nicht vergessen werden. Dadurch wird dieser Korb noch voller.
Worauf es ankommt: Machen Sie stattdessen aus allen Aufgaben, die mehr als 1 Schritt erfordern, ein „Projekt“. Erfassen Sie das in einer speziellen Projektliste oder in einem anderen System, etwa einem Arrangement von mehreren Körben, für jedes Projekt einen.
4. Durchsehen
Sie haben nun Ihre Aufgaben in so kleine Schritte zerlegt, dass jeder einzelne in einer überschaubaren Zeit (1 Vor- oder Nachmittag) erledigt werden kann.
Der häufigste Fehler: Sie sind froh, dass Sie alles so schön organisiert haben – und vergessen eine komplette Aufgabe vollkommen.
Worauf es ankommt: Behalten Sie Ihre Projektkörbe oder -listen ständig im Blick. Faustregel: 1-mal wöchentlich alle durchgehen. Wenn das erst einmal zu einer festen Angewohnheit geworden ist, werden Sie innerlich viel freier werden. Denn Sie werden das dumpfe Gefühl los, „alles im Kopf haben zu müssen.“
5. Durchführen
Endlich geht es an die Arbeit!
Der häufigste Fehler: Sie haben viele Punkte auf Ihrer täglichen To-do-Liste, die Sie immer wieder auf den nächsten Tag verschieben.
Worauf es ankommt: Engen Sie von Verschiebung bedrohte Aufgaben noch stärker terminlich ein. Also nicht „Dr. Böse anrufen“ – das wird, wenn es unangenehm ist, gern verdrängt. Besser: „9.30 Uhr: Dr. Böse anrufen.“ Verankern Sie auch die einzelnen Schritte Ihrer großen Projekte mit festen Terminen, wenn Sie anfällig sind für Aufschieberitis: „8.00 bis 10.00 Uhr: 150 Zeilen des großen Romans schreiben.“ Nicht lachen – selbst große Schriftsteller haben so gearbeitet!
Das Buch dazu: David Allen, Wie ich die Dinge geregelt kriege. Piper, München 2002. ISBN 3-492-04402-6.
