Am Zeitmangel allein liegt es nicht, wenn bei mir, Ruth, immer wieder Dinge liegen bleiben. Auch der innere Schweinehund erklärt nur zum Teil, warum Wochen vergehen, ohne dass ich das gefährliche Loch in der Hosentasche flicke oder den Anrufbeantworter neu bespreche. Hier 5 häufige Probleme rund ums Aufgabenmanagement – und meine simplify-Tipps dagegen:
Machen Sie Unsichtbares sichtbar
Problem: Immer wieder einmal fällt Ihnen auf, dass Sie schon längst einmal die abgelaufenen Medikamente aussortieren/den Büchereiausweis verlängern/die Küchenschubladen putzen sollten. Bloß dann nicht, wenn Sie tatsächlich einmal ein paar Minuten Zeit hätten!
simplify-Tipp: Schreiben Sie eine „Gelegentlich zu erledigen“-Liste. Tun Sie’s wirklich, nicht nur im Kopf! Hängen Sie die gut sichtbar auf (Kühlschrank, Pinnwand, kurz vor der Wohnungstür …), und nutzen Sie typische Zwischenzeiten für irgendetwas davon! Hilfreich: Markieren Sie die Aufgaben farbig nach ihrer geschätzten Dauer – 5 Minuten, Viertelstunde, halbe Stunde …
Besseres Aufgabenmanagement: Entlarven Sie faule Ausreden
Problem: Tag für Tag setzen Sie „Aus dem Schuppen die Katzen-Sch. entfernen“ oder „Sakko zur Reinigung bringen“ auf Ihre To-do-Liste. Doch jeden Abend stellen Sie erneut fest, dass Sie „leider nicht dazu gekommen“ sind.
simplify-Tipp: Gestehen Sie sich ein, dass nicht Zeitmangel, sondern heftige Unlust dafür verantwortlich ist. Nur dann können Sie gezielt dagegen angehen. Bieten Sie Ihrem lustlosen Limbi einen unwiderstehlichen Anreiz. Erlauben Sie sich, zugleich mit der Katzen-Sch. auch alles andere zu entsorgen, was zu Hause unrettbar muffelt. Bringen Sie das Sakko in die weiter entfernt liegende Reinigung, zu der Sie durch den hübschen Stadtpark laufen können. Loben Sie sich hinterher! Statt sich dafür zu schämen, dass Sie so lange gebraucht haben.
Machen Sie sich startklar
Problem: Fahrradreparatur, Backofenreinigung, Bankvollmacht … – Sie packen die Dinge gern spontan an. Oft scheitern Sie dabei jedoch an Winzigkeiten. Beispiel: Sie nehmen am Samstagnachmittag Ihr Fahrrad auseinander und stellen dabei fest, dass Sie neue Bremsgummis brauchen – aber das Fahrradgeschäft ist schon seit zwei Stunden geschlossen.
simplify-Tipp: Bevor Sie eine Aufgabe in Angriff nehmen oder auf Ihre To-do-Liste setzen, spielen Sie sie in Gedanken genau durch. Welche Vorarbeiten sind zu leisten (Ersatzteil kaufen, Werkzeug ausleihen, Formulare anfordern, Rücksprache halten)? Ersparen Sie sich den Frust eines nur halb durchgeführten Projekts! Schreiben Sie auch die Vorarbeiten auf Ihre Liste. Mit kleinen Vorarbeiten können Sie sich unangenehme Aufgaben enorm erleichtern. Beispiel: Sie kommen schon seit Tagen nicht dazu, während der Arbeitszeit in der Zahnarztpraxis anzurufen. Notieren Sie auf Ihrer To-do-Liste nicht nur „Dr. Beißerle!“, sondern auch die Telefonnummer der Praxis. Denn wenn Sie erst die Nummer heraussuchen müssen, könnte Ihnen das schon als Ausrede dafür dienen, die Mini-Aktion zu verschieben. Machen Sie es sich selbst so einfach wie möglich – Ihr Aufgabenmanagement wird es Ihnen danken.
Umgehen Sie den „Auch schon egal“-Effekt
Problem: Ob neue Fensterscheibe oder Abrechnung mit der Versicherung – je länger Sie das vor sich herschieben, umso mehr gewöhnen Sie sich an das angeknackste Kellerfenster oder den Fehlbetrag auf Ihrem Konto. Besonders stark ist der Effekt, wenn Sie die Erwartungen anderer enttäuschen – also beispielsweise, wenn Sie das Protokoll ohnehin nicht bis zum vereinbarten Termin fertigkriegen oder Ihre Schwiegermutter sowieso über die lange Funkstille mosern wird.
simplify-Tipp: Setzen Sie sich einen (neuen) zeitnahen Termin. Nehmen Sie die Aufgabe mit Uhrzeit (!) in Ihren Terminkalender auf – auch wenn es nur der 2-Minuten-Anruf beim Glaser ist. Erhöhen Sie den Grad Ihrer Verpflichtung, indem Sie sie nach außen kommunizieren. Erzählen Sie Ihrem Partner, dass Sie am Samstagnachmittag den Versicherungskram erledigen werden. Sagen Sie dem Gemeinderatsvorsitzenden, dass Sie ihm das Protokoll spätestens Dienstagabend mailen werden. Schicken Sie Ihrer Schwiegermutter eine „Wir haben dich nicht vergessen“-Postkarte mit der Ankündigung, dass Sie gern übernächstes Wochenende zum Kaffee kämen.
Legen Sie die Dinge ad acta
Problem: Seit ewigen Zeiten schieben Sie die Reparatur des Wackeltisches vor sich her, den Kneipenbesuch mit Ihrem „neuen“ Teamkollegen oder die Löschung Ihres Facebook-Kontos.
simplify-Tipp: Streichen Sie solche „Eigentlich sollte ich“-Aufgaben ganz von Ihrer (mentalen) To-do-Liste. Vermutlich handelt es sich um Dinge, die Ihnen selbst nicht wichtig sind. Vielleicht mokiert sich Ihr Bruder bei jedem seiner Besuche über das leichte Wackeln des Tisches – aber Sie selbst stören sich gar nicht daran. Oder Sie wissen, dass es eine nette Geste von Ihnen wäre, mit dem Neuen wegzugehen – aber in Ihrer knappen Freizeit treffen Sie sich lieber mit Ihren guten Freunden. Stehen Sie zu Ihren persönlichen Prioritäten. Verabschieden Sie sich nicht nur von den Aufgaben, sondern auch von Ihrem schlechten Gewissen.
